Digitale Verwaltung : KI in Kleinstädten beginnt klein

Für Kleinstädte ist KI kein Technologiethema, sondern ein Ressourcenthema – und damit zunehmend eine strategische Notwendigkeit. So stellt es die Kurzexpertise fest, die wir als Kleinstadt Akademie in Auftrag gegeben und im Mai veröffentlicht haben – erarbeitet mithilfe von Schreibtischrecherche, einem systematischen Screening von Praxisfällen und einer Peer-Group-Diskussion zur Validierung der Ergebnisse. Angesichts knapper Personalressourcen, steigender Aufgaben und wachsender Anforderungen kann künstliche Intelligenz für kleine Kommunen echten Mehrwert schaffen, indem sie Verwaltungsprozesse unterstützt, Entscheidungen vorbereitet oder Routinetätigkeiten erleichtert.

Doch die Recherche zeigt auch: Bisher gibt es erst eine sehr geringe Zahl konkreter Anwendungsbeispiele aus Kleinstädten. Das Potenzial, das im Einsatz von KI steckt, wird in Kleinstadtverwaltungen noch wenig genutzt. Dabei ist das weniger eine technische als vielmehr eine organisatorische Herausforderung. Insbesondere vier Einsichten für Kleinstädte haben wir aus der Kurzexpertise mitgenommen:

1. Der Einstieg muss nicht spektakulär sein

Gerade für Kleinstädte mit begrenzten Ressourcen empfiehlt es sich, mit KI-Anwendungen zu beginnen, die mit überschaubarem technischem und organisatorischem Aufwand unmittelbar einen konkreten Mehrwert schaffen. Oder anders ausgedrückt: Statt lange auf den ganz großen Wurf hinzuarbeiten, sollte man über den ersten funktionierenden Anwendungsfall einfach ins Machen kommen. Die KI-gestützte Erfassung des Straßenzustands etwa lässt sich mit handelsüblichen Smartphones in Kommunalfahrzeugen umsetzen und ersetzt subjektive Einschätzungen durch eine objektive Grundlage für die Sanierungsplanung. Als weitere Beispiele nennt die Kurzexpertise unter anderen das Ermitteln von Solarenergie-Potenzialen auf Dächern im Rahmen der kommunalen Energieplanung oder die Digitalisierung von Bauakten. Durch solche „Low-Hanging Fruits“ entsteht ein unmittelbarer Nutzen für Verwaltung und Bürgerschaft ohne hohe Investitionen. Gleichzeitig ermöglicht es dieses Vorgehen, erste Erfahrungen mit der Technologie zu sammeln und Akzeptanz innerhalb der Verwaltung und der kommunalen Politik aufzubauen – die Grundlage für weitere Anwendungen in der Zukunft.

2. Nutze, was da ist

Der Einsatz von KI-Anwendungen in der Verwaltung muss nicht mit aufwendigen Eigenentwicklungen starten. In diesem sich rasant entwickelnden Feld stehen Kommunen zunehmend marktreife Anwendungen zur Verfügung, die sich unmittelbar einsetzen lassen. Neben kommerziellen Software-as-a-Service-Angeboten entstehen auch immer mehr Open-Source-Lösungen – also frei verfügbare Software, die von der Kommune selbst betrieben werden kann und nur noch bedarfsgerecht angepasst werden muss. Besonders geeignet für einen unkomplizierten Einstieg sind zudem Anwendungen, die auf bereits vorhandenen Datenbeständen aufbauen. Immer öfter braucht es deshalb gar keine Entwicklung eigener KI-Anwendungen, sondern in erster Linie eine kluge Auswahl und Nutzung bestehender Lösungen.

3. Kooperation wird zum Ermöglichungsfaktor

Gerade auch wenn es um die Einrichtung und den Betrieb von Open-Source-Lösungen geht, gilt: Viele Kleinstädte werden nicht sämtliche Voraussetzungen allein schaffen können. Fachwissen, IT-Sicherheit, Datenmanagement und der Betrieb komplexerer Anwendungen erfordern Kompetenzen, die in kleinen Verwaltungen naturgemäß nur begrenzt vorhanden sind. Deshalb kommt der interkommunalen Zusammenarbeit eine besondere Bedeutung zu. Landkreise, kommunale IT-Dienstleister, Zweckverbände oder regionale Projektverbünde können Ressourcen bündeln, gemeinsame Lösungen entwickeln und den Einstieg erheblich erleichtern. Gleichzeitig entstehen Standards, von denen mehrere Kommunen profitieren können.

4. Regeln werden vom Bremsklotz zur Startbedingung

Klare Regeln gelten oft als Bremsklötze der Digitalisierung. Doch beim Einsatz von KI sind sie ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor: Ohne sie entsteht kein Vertrauen – und ohne Vertrauen keine Anwendung. Gemeint ist keine überbordende Bürokratie, sondern wenige, sauber ausgearbeitete Bausteine. Der wichtigste davon, so stellt es die Kurzexpertise fest, ist die menschliche Letztentscheidung. Die Maschine assistiert, der Mensch entscheidet. Dabei gilt: Je geringer der Ermessensspielraum einer Aufgabe, desto eher lässt sich ein höherer Automatisierungsgrad rechtfertigen. Hinzu kommen eine Beschaffung, die die Hoheit über die eigenen Daten vertraglich sichert, und eine klare Zuständigkeit im Haus. Die Stadt Hagenow beispielsweise hat dafür eine Dienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung von KI erarbeitet, das Thema direkt beim Bürgermeister verankert und einen Ethikbeirat als Bindeglied zwischen Bevölkerung, Vereinen, Unternehmen und Politik eingerichtet.

Für Kleinstädte wird die Auseinandersetzung mit KI damit von einer Frage technologischer Machbarkeit zu einer Abwägung strategischer Prioritäten. Groß denken ist immer gut, doch beginnen lässt es sich am besten dort, wo eine konkrete kommunale Aufgabe ansteht. Unter dem Strich eine gute Erkenntnis. Denn das entspricht der Art, wie kleine Städte ohnehin arbeiten: nah am Problem, mit kurzen Wegen und pragmatischen Lösungen. Wenn dieser Einstieg gelingt, kann KI dazu beitragen, knappe Ressourcen wirksamer einzusetzen und die kommunale Handlungsfähigkeit langfristig zu stärken – Schritt für Schritt.

Siw Foge leitet die 2024 gegründete Kleinstadt Akademie. Als erste bundesweite Schnittstelle der ca. 2.100 deutschen Kleinstädte unterstützt die Akademie Kleinstädte durch praxisnahen Wissenstransfer, Kooperation und eine engagierte Stimme für die Anliegen kleiner Städte.