Datenmanagement : Der blinde Fleck im kommunalen Datenmanagement

Die Smart Country Convention hat in den vergangenen Jahren gezeigt, dass Datenplattformen und Sensorik-Projekte aktuell boomen. Diese Technologien sind ein zentraler Bestandteil der Vision einer zukunftsfähigen Stadt: Intelligente Systeme sollen mithilfe von Daten smarte Entscheidungen treffen. Doch diese Vision hat einen entscheidenden Kern: Sie setzt ein effizientes und strukturiertes Datenmanagement in der gesamten Behörde voraus. Daten müssen zugänglich, standardisiert und interoperabel sein. Leider ist das in vielen Kommunen noch nicht der Fall – und genau das ist der blinde Fleck, der oft übersehen wird. Dabei ist dieser Punkt entscheidend für die Schaffung einer digitalen und smarten Verwaltung.

Das Dilemma: Datenmanagement ist nicht „sexy“

Mal ganz ehrlich, wer in einer Kommune arbeitet, weiß: Datenmanagement ist häufig nicht ganz oben auf der Prioritätenliste. Während bei neuen Projekten und Technologien oft hohe Erwartungen bestehen, ist die Strukturierung und Standardisierung von Daten meist ein ungeliebtes „Not-To-Do“. Ein weiteres Problem: Die Zugänglichkeit von verfügbaren Informationen ist in vielen Verwaltungen noch unzureichend geregelt. Daten sind häufig über verschiedene Systeme verstreut und der Zugriff darauf ist nicht einheitlich.

Besonders schwierig wird es, wenn es um die Entwicklung einer klaren Datenstrategie geht. Zwar gibt es Bestrebungen, durch sogenannte „Daten-Offensiven“ mehr Struktur in die Datenverwaltung zu bringen – doch wie soll das gelingen, wenn grundlegende Datenkompetenzen fehlen und keine klaren Kontrollmechanismen existieren? Hier klafft eine große Lücke, die dringend geschlossen werden muss.

Datenmanagement als kulturelles und strukturelles Problem

Dass sich Führungskräfte in Kommunen nicht ausreichend Zeit für ein professionelles Datenmanagement nehmen, hat auch kulturelle Ursachen. Früher prägten Aktenwände und Papierordner das Bild der Verwaltung – heute wächst der digitale Datenschatz immer weiter an, aber die Struktur bleibt oft unklar. Ein neuer Ordner im Explorer hier, ein weiteres E-Mail-Postfach da – der „Datensalat“ wächst ohne klare Regeln weiter.

Und obwohl die digitale Akte integraler Bestandteil von Kommunen ist, kenne ich keine, die sich als vollständig papierlos bezeichnet. Dies liegt nicht nur an rechtlichen Vorgaben, organisatorischen Fragen oder Unsicherheiten, sondern auch an der Vielzahl an kommunalen Fachverfahren und deren fehlenden Schnittstellen zum Dokumentenmanagementsystem und digitalen Langzeitarchiv. So steht jede Kommune für sich selbst da und definiert, was eine digitale Akte beinhaltet, welche Daten digital signiert oder im Original aufbewahrt werden müssen und welche speziellen Löschfristen und -konzepte zu beachten sind. Warum gibt es hier keinen zentralen Standard für alle Kommunen in Bürokratieland Deutschland?

Das Kernproblem: Fehlende Ressourcen und fehlende Fachkenntnis

Ein weiteres großes Hindernis stellen fehlende Ressourcen und Kompetenzen dar. Die meisten Kommunen kämpfen dauerhaft mit begrenzten Personalressourcen und müssen sich oftmals abhängig von Dritten machen, statt souverän passgenaue Lösungen zu entwickeln. Hinzu kommt: Die Einführung neuer Systeme erfordert nicht nur Zeit und Willen, sondern auch Personal in den Fachbereichen, das die Veränderungen mittragen kann. Ohne die richtigen personellen und technischen Ressourcen wird das Thema Datenmanagement schnell zu einer „Aufgabe für später“ – und das kann langfristig fatale Folgen für die digitale Transformation haben.

Die Herausforderung: Sensibilisierung und Kompetenzaufbau

Die Fluktuation und die Öffnung für Quereinsteiger in den Kommunen haben das Thema Datenmanagement noch schwieriger gemacht. Es fehlt an einer einheitlichen Sensibilisierung der Mitarbeitenden für die Bedeutung einer strukturierten Datenhaltung. Welche Rolle spielt das heute noch in Ausbildungsplänen, an Hochschulen oder Weiterbildungseinrichtungen? Insbesondere in einer Welt, in der Künstliche Intelligenz, Automatisierung und Wissensmanagement zunehmend wichtiger werden, sind gut strukturierte und zugängliche Daten der Schlüssel für den Erfolg.

Die Lösung: Ein fokussiertes Datenmanagement mit klaren Prioritäten

Um die Herausforderungen im Datenmanagement zu bewältigen, müssen mehrere Dinge passieren:

• Dazu zählt eine Priorisierung durch die Verwaltungsspitze: Das Thema muss auf der Agenda der Führungsebene ganz oben stehen. Nur wenn es als strategisches Ziel anerkannt wird, erhält es die notwendige Aufmerksamkeit und Ressourcen. Die Verwaltungsspitze muss ein klares Mandat für die Digitalisierung und das Datenmanagement erteilen
• Zudem benötigen wir einen flächendeckenden Kompetenzaufbau und Begleitung: Mitarbeitende müssen für das Thema sensibilisiert werden und in Datenkompetenz geschult werden. Ein enger Austausch mit den Fachabteilungen ist unerlässlich, um eine gemeinsame Datenstrategie zu entwickeln. Hier muss auch gezielt Aufklärungsarbeit geleistet werden, damit die Bedeutung einer strukturierten Datenhaltung in allen Abteilungen verankert wird.
• Ein effektives Controlling hilft, den Fortschritt des Datenmanagements zu überwachen und sicherzustellen, dass die Datenqualität kontinuierlich verbessert wird. Hier könnten regelmäßige Audits und die Einführung von standardisierten Kennzahlen hilfreich sein, um die Qualität der Daten und deren Nutzung zu messen.
• Ein gelungenes Onboarding neuer Mitarbeitender ist entscheidend. Hier müssen nicht nur fachliche Aspekte vermittelt werden, sondern auch ein klarer Überblick über die Datenstruktur und -pflege. Beim Offboarding von Mitarbeitenden muss sichergestellt werden, dass das implizite Wissen über die Datenstruktur dokumentiert und weitergegeben wird.

Datenmanagement als integraler Bestandteil der Smart City

Es ist entscheidend, dass Datenmanagement nicht nur als isolierte Maßnahme betrachtet wird, sondern als ein zentraler Baustein, der alle anderen Smart-City-Initiativen miteinander verbindet. Ohne eine klare und verbindliche Datenstrategie, den gezielten Aufbau von Kompetenzen und eine konsequente Umsetzung dieser Strategie in der Praxis werden Smart-City-Maßnahmen lediglich einzelne, isolierte Projekte bleiben. Sie werden nicht in der Lage sein, ihr gesamtes Potenzial auszuschöpfen, und die Vision einer wirklich intelligenten, vernetzten Stadt wird nicht Realität werden. Letztlich muss Datenmanagement ein integraler Bestandteil der „DNA“ jeder Kommune werden. Nur so können wir den Datenschatz der digitalen Transformation effizient nutzen und sicherstellen, dass unsere Vision einer smart agierenden Stadt aktiv vorangetrieben wird.

Lena Sargalski arbeitet als Chief Digital Officer bei der Stadtverwaltung Bad Salzuflen in Ostwestfalen-Lippe. Seit Januar 2024 leitet sie kommissarisch den Stab Strategie, Innovation und Digitalisierung. Neben den Aufgabenbereichen Strategieentwicklung, interne Digitalisierung und interkommunale Zusammenarbeit liegt ein Fokus auf der aktiven Ausgestaltung des digitalen Wandels in der Stadtgesellschaft. Von ihr bisher in dieser Rubrik erschienen: Zuletzt von ihr in dieser Rubrik erschienen: „Vernetzte Verwaltung: Die Zukunft liegt in der Kooperation“