Die rasant voranschreitende Digitalisierung von Produktionsprozessen, Lieferketten und Dienstleistungsangeboten stellt die Verwaltung und die Unternehmen vor massive Herausforderungen. Zur schnellen und praxisnahen Umsetzung von Dokumentationsanforderungen durch die Finanzverwaltung oder von steuerlichen Prüf- und Massenverfahren braucht es automatisierte Lösungen. Einerseits muss das materielle Recht vereinfacht werden, damit dieses in digitalisierbaren Prozessen abgebildet werden kann. Andererseits braucht es technische Lösungen, um optimale Digitalisierungsprozesse der Verfahrens- und Verwaltungspraxis auf Seiten der Unternehmen und der Verwaltung zu erreichen.
Vorteile für Unternehmen und Verwaltung
Nicht nur die zunehmend komplexeren Anforderungen von Verwaltungsseite bedingen eine stärkere digitale Automatisierung unternehmerischer Prozesse. Die Nutzung von Big-Data-Analytik, anpassungsfähigen Systemen oder Künstlicher Intelligenz (KI) werden immer mehr helfen, komplexe Businessprobleme zu lösen. Erste Studien zeigen, dass in den Themen Steuern und Zoll erhebliche Potenziale der Automatisierung von Finanzfunktionen bestehen. Teilweise sogar mehr als die Hälfte aller Funktionen sind voll oder hochgradig automatisierbar.
Schon heute lohnt sich der vergleichsweise hohe organisatorische und finanzielle Aufwand, um auf Cloud-Computing- oder auch Distributed-Ledger-Technologien zu setzen. Denn die Digitalisierung in der Steuerwelt bietet eine Reihe von Chancen. Insbesondere die Automatisierung von Prozessen und Routineaufgaben, die Verbesserung der Tax-Compliance durch erhöhte Transparenz oder der Echtzeit-Zugriff auf relevante (steuerliche) Informationen versprechen enorme Vorteile – und zwar für Unternehmen und Finanzverwaltung gleichermaßen.
In Deutschland kommt der Digitalisierungsprozess nur langsam voran
Einen ersten Schritt in Richtung digitales Zeitalter hat das Bundesfinanzministerium (BMF) im Juli 2019 mit der Veröffentlichung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gemacht. Darin wurden erfreulicherweise Regelungen zum „mobilen Scannen“ aufgenommen, die für die Praxis sehr relevant sind. Beispiel: Ein Arbeitnehmer erfasst bereits während einer Dienstreise einen Beleg für seine Reisekostenabrechnung per Smartphone.
Allerdings hat das BMF das Ende August die GoBD wegen weiteren „Abstimmungsbedarfs“ wieder zurückgezogen und eine Neuauflage zu einem späteren Zeitpunkt angekündigt. Der Bund kommt hier also nur sehr schleppend voran. Dabei brauchen steuerliche Verfahren bei Verwaltung und Steuerpflichtigen gleichermaßen dringend eine Modernisierung. Dies verdeutlichen die folgenden Beispiele.
Steuerliche Massenverfahren verdeutlichen den Handlungsdruck
Die deutschen Unternehmen pflegen eine gewisse Come-together-Kultur und sehen sich deshalb mit komplexen und ebenso kleinteiligen lohnsteuerlichen Anwendungen und Entwicklungen konfrontiert, insbesondere bei Sachzuwendungen und Bewirtungssachverhalten.
Dabei gilt es, neben den gesetzlichen Normen, umfangreiche Einzelvorgaben des BMF oder Landesverwaltungsverfügungen zu beachten. Insbesondere Bewirtungssachverhalte sind seit den jüngsten Reformschritten noch differenzierter zu erfassen, zu besteuern und zu bescheinigen. Die damit verbundene Komplexität hat immense Folgen für die Unternehmen als Arbeitgeber: Dazu gehören aufwendige steuerliche Beratungen, die kostspielige Implementierung innerbetrieblicher Dokumentationsinstrumente oder neuerliche Rechtsunsicherheit durch Schätzungen der jeweiligen Bemessungsgrundlage.
Probleme bei Bewirtungssachverhalten
Die überwiegenden lohnsteuerlich zu erfassenden und zu versteuernden Arbeitslohnbestandteile lassen sich durchaus automatisieren. Für die Themen Veranstaltungen mit Incentive-Anteilen, Betriebsveranstaltungen und Bewirtungen gilt dies noch nicht. Daher sind Unternehmen und Verwaltung auf eine einfache Automatisierbarkeit sowie auf eine Reduzierung von Steuerrisiken und Verwaltungsaufwand angewiesen.
Dies gilt auch für das deutsche Umsatz- und das europäische Mehrwertsteuerrecht. Die deutsche Wirtschaft ist weitestgehend grenzüberschreitend, insbesondere im Binnenmarkt tätig – und dadurch gezwungen, die Mehrwertsteuerrechte im übrigen Unionsgebiet stets mit zu bedenken.
Unternehmen erwarten pünktliche Bereitstellung von IT-Lösungen
Hinzu kommen europaweit geltende steuerrechtliche Neuerungen, welche die bisherigen nationalen Regelungen durch eine harmonisierte Regelung ersetzen, allerdings höhere bürokratische Anforderungen und erhebliche Befolgungskosten mit sich bringen.
In diesem Zusammenhang erwarten die deutschen Unternehmen, dass – wenn der Bundesfinanzminister einer Richtlinienänderung zustimmt – die erforderlichen IT-technischen Voraussetzungen zum Stichtag des Inkrafttretens der Richtlinie vorhanden sind. Alternativ muss es mit Weitsicht längere Fristen bis zum Inkrafttreten geben. Dabei ist die deutsche Finanzverwaltung gefordert, aus dem mitgetragenen Richtlinienbeschluss schnellstmöglich die notwendigen Konsequenzen in der Digitalisierung der Meldepflichten zu ziehen.
Nachhaltiger, unideologischer und zielorientierter Reformprozess nötig
Das Digitalisierungsgebot sollte vor die steuersystematischen Bedenken gestellt werden. Am Beispiel der Lohnsteuer ist positiv anzuerkennen, dass seitens der Finanzverwaltung auf eine gesetzliche Korrektur der Abgrenzung von Bar- und Sachlohn im Interesse einer „größeren Lösung“ verzichtet wurde. Dennoch sollten weitere betroffene Rechtsgebiete, wie die Umsatz- und Ertragsteuer oder die Sozialversicherung, dem Digitalisierungsgebot folgen müssen. Dazu müssen Verwaltung und Wirtschaft mit Blick auf die Umsetzbarkeit bis zur eigentlichen Lösung im Gespräch bleiben – und zwar nachhaltig, unideologisch und zielorientiert.
Cedric von der Hellen ist stellvertretender Leiter der Abteilung Steuern und Finanzpolitik beim Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI). Am Mittwoch veranstaltet der Verband eine Diskussion zum Thema „Digitalisierung im (Steuer-)Recht“, an der Vertreterinnen und Vertreter von Unternehmen, Wissenschaft und Finanzverwaltung teilnehmen.
