Standpunkte Wie KI Personalabteilungen entlasten kann

Jahrzehntelang war die Personalabteilung das Bindeglied zwischen Mitarbeitenden und Management – Verwalterin der Unternehmenskultur, Hüterin des Organisatorischen. Doch die Spielregeln verändern sich. In einer Arbeitswelt, die zunehmend von Digitalisierung und Automatisierung geprägt ist, steht HR vor der Aufgabe, sich neu zu positionieren.

Unser aktueller HR-Trend-Report zeigt, wie groß der Handlungsdruck ist: 61 Prozent der befragten HR-Führungskräfte sehen den technologischen Wandel als größte Herausforderung, 59 Prozent betonen, wie wichtig das Management der Mitarbeitererwartungen für eine zukunftsfähige HR-Strategie ist. Gleichzeitig arbeiten viele Abteilungen noch mit überholten Systemen, die sie daran hindern, strategisch zu handeln. Wer weiterhin auf Papierakten und manuelle Prozesse setzt, verliert wertvolle Zeit – und den Anschluss.

Technologie als Werkzeug für Routineaufgaben im Mitarbeiterzyklus

Auch andere Studien unterstreichen diesen Wandel. Eine Bitkom-Umfrage unter 852 Unternehmen zeigt, dass bereits 14 Prozent KI-gestützte Systeme zur Erstellung von Arbeitszeugnissen nutzen, während 45 Prozent dies planen. Zwölf Prozent setzen KI bereits für personalisierte Weiterbildung ein. Dennoch arbeitet rund ein Drittel der HR-Fachkräfte weiterhin mit veralteten Tools – während andere Unternehmensbereiche längst digital unterwegs sind.

Dabei geht es nicht darum, den Menschen zu ersetzen. Es geht darum, Routineaufgaben zu automatisieren, um Freiraum für das Wesentliche zu schaffen. Moderne HR-Technologien unterstützen den gesamten Mitarbeiterzyklus – vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Weiterentwicklung und zum Offboarding. Chatbots beantworten Standardfragen, automatisierte Workflows sorgen für fehlerfreie und sichere Dokumente, KI-Systeme analysieren Bewerbungsunterlagen. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass sensible Daten konsistent und geschützt verarbeitet werden. So entsteht ein nahtloser Prozess, der Zeit spart und Mitarbeitende ebenso wie Unternehmen entlastet.

Automatisierung entlastet und schafft Raum für Zwischenmenschliches

Trotz aller Vorteile bleiben Vorbehalte. Laut Bitkom fürchten 77 Prozent der Arbeitnehmer den Verlust von Arbeitsplätzen durch KI. Zwei Drittel sorgen sich um zu starke Automatisierung von Entscheidungen. Doch richtig eingesetzt, stärkt Technologie die Personalabteilungen.

Sie schafft Raum für das, was wirklich zählt: persönliche Mitarbeiterberatung, strategische Entwicklung und zwischenmenschliche Themen. Wenn durch digitale Prozesse Routineaufgaben schneller erledigt werden, steigert das nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit im Team. Die digitale Transformation bedeutet nicht den Verlust von Menschlichkeit – im Gegenteil: Sie macht sie im HR-Alltag wieder möglich.

Die Zukunft gehört einer Personalstrategie, die Technik und menschliches Know-how sinnvoll verbindet. Automatisierung hilft, Mitarbeitende besser zu betreuen und neue Talente schneller ins Unternehmen zu integrieren. Heute dauert es oft Wochen oder sogar Monate, bis neue Beschäftigte wirklich an Bord sind. Automatisierte Onboarding-Prozesse können das deutlich beschleunigen – ein echter Wettbewerbsvorteil, gerade in Branchen mit hoher Fluktuation. Denn wer beim Recruiting zu langsam ist, verliert gute Leute an die Konkurrenz.

Auch im Arbeitsalltag bringt Automatisierung Vorteile: Feedbackprozesse werden durch digitale Systeme kontinuierlicher und transparenter, was sich positiv auf Motivation und Leistung auswirkt. Lernplattformen bieten gezielte, personalisierte Weiterbildung – abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden.

HR-Digitalisierung braucht nicht nur Tools, sondern einen Plan

Laut unserem HR-Trend-Report setzen viele Unternehmen bereits auf große ERP-Systeme wie SAP Success Factors, Workday oder Oracle HCM. Das sind Lösungen, die Unternehmen unterstützen, ihre Ressourcen effizient zu planen und verwalten. Doch Software allein reicht nicht. Entscheidend ist, mit einer klaren Strategie vorzugehen: Wo entstehen die größten Zeitverluste? Welche Prozesse lassen sich am sinnvollsten automatisieren? Und wie gelingt es, das Team auf diesem Weg mitzunehmen?

Eine erfolgreiche Digitalisierung braucht drei Dinge: die Analyse bestehender Schwachstellen, passende Werkzeuge – und vor allem ein gutes Change-Management. Dazu gehört auch ein durchdachter Umgang mit Daten und Datenschutz, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Wer hier zögert oder planlos agiert, riskiert, den Anschluss zu verlieren. Der HR-Trend-Report und die Bitkom-Umfrage machen deutlich: Unternehmen, die heute automatisieren, sind morgen effizienter, innovativer und attraktiver für Talente. HR darf nicht länger nur verwalten – es muss gestalten. Wer sich jetzt klug aufstellt, wird in Zukunft mehr erreichen: für die Mitarbeitenden, das Unternehmen und die eigene Rolle als strategischer Partner im Führungsteam.

Ulrich Jaenicke, CEO & Gründer der Aconso AG, ist bereits seit mehr als 20 Jahren in der Personal-Branche tätig.