Digitale Pflege : Warum gute Lösungen in der Pflege auf der Strecke bleiben

Soziale Einrichtungen in der Eingliederungs-, Kinder- und Jugendhilfe sowie Altenhilfe kämpfen mit vielen Baustellen: Allein 2023 und 2024 mussten laut Arbeitgeberverband Pflege über 1200 Einrichtungen Insolvenz anmelden oder schließen, während die Nachfrage nach Betreuungsplätzen weiterwächst. Gleichzeitig blieben 2024 viele Stellen laut dem Statistischen Bundesamt unbesetzt. Für Investitionen in moderne Verwaltungsprozesse ist da kaum Spielraum.

So bleiben gerade in der Verwaltung viele Prozesse analog und Abläufe in der Bearbeitung und Dokumentation ressourcenintensiv. Das erschwert zugleich die digitale Teilhabe der betreuten Menschen, etwa dort, wo Leistungen weiterhin ausschließlich über Bargeld organisiert werden, der Zugang aber ausschließlich digital möglich ist.

Mehr Betreuungszeit freimachen

Auch in den Einrichtungen der Diakonie Nord Nord Ost kostete die Verwaltung der Bewohnergelder viel Zeit. Mitarbeitende brauchten monatlich hochgerechnet etwa zwei volle Arbeitstage nur für die Kassenführung, Belegsammlung und Abstimmung. Hiervon floss die meiste Zeit in die manuelle Abrechnung und das Archivieren von Papierbelegen. Digitale Infrastrukturen unterstützen eine strukturierte und nachvollziehbare Organisation dieses Teils der Geldverwaltung – mit klaren Prozessen und Dokumentation. Das Betreuungspersonal kann dadurch weniger stark mit der Verwaltung der Bewohnergelder beschäftigt sein, sondern kann sich wieder ihrer eigentlichen Arbeit widmen: der Betreuung der Menschen.

Welche Maßnahmen sind notwendig, damit die digitalen Lösungen im Betreuungsalltag fruchten? Die Caritas in Coesfeld geht dabei voran: sie setzte bei ihrem Digitalisierungsprozess auf die enge Einbindung der Mitarbeitenden. Die Rückmeldungen von allen Beteiligten wurden frühzeitig aufgenommen, damit der Übergang zu einer digitalen Verwaltung nutzerorientiert ablief.

Beide Beispiele zeigen, dass übertragbare Einführungsmodelle bereits existieren. Entscheidend ist die frühzeitige Einbeziehung in den Veränderungsprozess, um die Transformation gut zu gestalten. Eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden kann dazu beitragen, die Umstellung praxisnah zu gestalten und die Digitalisierung kann helfen, Freiräume für die eigentliche Betreuungsarbeit zu schaffen.

Was die Politik machen könnte

Ein erstes zentrales Hemmnis für die Vereinfachung der Verwaltungsprozesse ist die Ressourcenknappheit in sozialen Einrichtungen. Für die Modernisierung ihrer Verwaltungssysteme fehlen den Einrichtungen häufig schlicht die finanziellen und personellen Mittel. Bei der Einrichtung neuer digitaler Möglichkeiten können politische Maßnahmen helfen: Denkbar wären Förderinstrumente wie die Pflegedigitalisierungsprämie etwa für die erprobte Verwaltungsdigitalisierung zu öffnen.

Ein zweites Hemmnis ist die mangelnde Bekanntheit existierender Lösungen. Einrichtungen wie Caritas und Diakonie haben bereits positive Erfahrungen mit digitalen Verwaltungsprozessen gesammelt – doch die Lösungen sind zu wenig verbreitet. Hier sind die Bundesländer gefragt, die Kommunen und Träger durch Beratung und Standardisierung zu unterstützen sowie die Skalierung bereits erprobter Lösungen aktiv zu fördern. Zeitgleich könnten die Kommunen ihrerseits prüfen, wo digitale Prozesse in der Verwaltung sinnvoll erprobt werden können.

Einrichtungen scheuen zudem häufig den Aufwand, eine etablierte Lösung einzuführen. Genau hier setzen Erfahrungsberichte wie die aus Coesfeld an: Der direkte Austausch zwischen Einrichtungen, die eine Umstellung bereits gemeistert haben, und jenen, die noch zögern, kann hier helfen.

Ein viertes und übergreifendes Problem ist die geringe politische Sichtbarkeit. Der Zusammenhang von gesellschaftlicher Teilhabe und modernen, digitalen Systemen wird politisch bislang kaum betont, dadurch werden entsprechende Ansätze nicht ausreichend berücksichtigt. Um das Problembewusstsein zu schärfen und echte Veränderung in der Sozialwirtschaft zu unterstützen, sollte digitale Teilhabe in der Pflege- und Sozialpolitik auf Bundesebene stärker berücksichtigt werden.

Die Menschen im Blick

All diese Maßnahmen zahlen auf das politische Ziel ein, den Pflegeberuf attraktiver zu gestalten. Wo Mitarbeitende nicht mehr privat in Vorleistung gehen und Prozesse digital und transparent laufen, können sich die Arbeitsbedingungen verbessern.

Die Lösungen existieren, und positive praktische Erfahrungen liegen vor. Jetzt ist vor allem der Bund gefragt, die Förderinstrumente so weiterzuentwickeln, dass aus einzelnen guten Beispielen breiter nutzbare Ansätze werden. Dann können Betreuungs- und Pflegekräfte Freiräume gewinnen, die sie für die Menschen brauchen, die sie versorgen.

Jes Hennig und Thomas Heuck sind die Gründer und Geschäftsführer von Parto. Das Hamburger Start-up hat sich spezialisiert auf eine All-in-One Zahlungslösung für Sozial- und Pflegeeinrichtungen, die Bargeldprozesse für Klienten- und Etatgelder effizient digitalisiert. An dem Beitrag waren zudem Yvette Vanessa Melis, Senior Manager Public Sector bei Visa, und Dr. Sven Schmitz, Director Public Sector bei Visa, beteiligt.