Mehr als Zeitersparnis : Digitale Dividende macht Wirkung sichtbar

Deutschland digitalisiert schneller denn je. Plattformen, Online-Dienste, Fachverfahren und KI-Anwendungen entstehen in großer Zahl. Gemessen werden Projektabschlüsse, Investitionssummen und Rollouts. Was in den einschlägigen Dashboards weitgehend unsichtbar bleibt, ist die eigentliche Wirkung: Nehmen Bürgerinnen und Bürger diese Digitalisierung an? Wird Verwaltung leistungsfähiger? Werden Mitarbeitende spürbar entlastet? Werden Verfahren wirtschaftlicher, nutzerfreundlicher und durchgängiger? Erst die Antworten auf diese Fragen zeigen, ob Digitalisierung erfolgreich ist.

Die eigentliche Schwäche der deutschen Verwaltungsdigitalisierung ist deshalb längst nicht mehr in erster Linie ein Technologieproblem. Es fehlt vor allem an der Fähigkeit, die Wirkung digitaler Lösungen systematisch zu messen, damit sichtbar und vergleichbar zu machen und auf dieser Grundlage zu steuern. Bezeichnend ist, dass die Digitale Dividende zwar gerne als ebenso attraktives wie abstraktes Schlagwort Verwendung findet. Es gibt aber weder ein gemeinsames Verständnis darüber, was darunter zu verstehen ist. Noch finden Werkzeuge Anwendung, diese Dividende konkret zu erfassen.

Der Go-live ist nicht der Erfolg – sondern der Beginn

Noch immer dominiert in vielen Häusern dieselbe Logik: Wenn ein Verfahren eingeführt, der Zeitplan eingehalten und das Budget nicht überschritten wurde, gilt das Projekt als Erfolg. Das ist aus Projektperspektive nachvollziehbar – aus Sicht moderner Verwaltungssteuerung aber zu kurz gedacht.

Denn digitale Lösungen entfalten ihren Nutzen nicht mit der Einführung, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus: von Konzeption und Implementierung über Einführung, Etablierung und Stabilisierung bis hin zu kontinuierlicher Verbesserung. Produktivität, Wirtschaftlichkeit, Akzeptanz und Servicequalität entstehen schrittweise – und oft gerade erst dann, wenn digitale Verfahren wirklich genutzt, Prozesse reorganisiert und Medienbrüche konsequent beseitigt werden.

Wer nur den Go-live bewertet, misst deshalb häufig den falschen Zeitpunkt. Gerade in frühen Phasen ist die Wirkung digitaler Lösungen oft noch schwach oder sogar negativ: Alte und neue Arbeitsweisen laufen parallel, Mitarbeitende müssen zusätzliche Aufwände schultern, Fallzahlen sind niedrig und Skaleneffekte bleiben aus. Das ist ein typisches Muster digitaler Transformation.

Digitalisierung ist mehr als Effizienz

Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: weg von der Frage „Was wurde digitalisiert?“ – hin zu der Frage „Wie wirkt Digitalisierung?“. Daher ist die Digitale Dividende weit mehr als ein Effizienzindikator, der Digitalisierung auf eingesparte Bearbeitungsstunden oder hypothetische Vollzeitäquivalente und damit auf ein Personalabbauprogramm reduziert. Sie misst und visualisiert Wirkung: Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit, Digitalgrad und Zufriedenheit.

Die Analyse digitaler Verwaltungsvorhaben zeigt immer wieder dasselbe Muster: Nicht die Technologie selbst entscheidet über den Erfolg, sondern ihre tatsächliche Nutzung. Der Nutzungsgrad ist der zentrale Multiplikator der Digitalen Dividende.

Erst wenn digitale Zugangs- und Bearbeitungswege konsequent angenommen werden, steigen Fallzahlen, entstehen Skaleneffekte und sinken die durchschnittlichen Kosten je Vorgang. Erst dann werden Routinetätigkeiten tatsächlich verdrängt, Bearbeitungsaufwände minimiert und Kapazitäten für Beratung, Qualitätssicherung und komplexe Fälle frei. Und erst dann entsteht auch aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen oder Kommunen ein spürbar besseres Serviceerlebnis.

Umgekehrt gilt: Digital verfügbar ist noch lange nicht digital wirksam, zumindest nicht, solange digital only nur eine nicht näher definierte Zielvorstellung ist. Wenn Unterlagen weiter per E-Mail nachgereicht, Nachweise manuell geprüft und Daten mehrfach erfasst werden, bleibt der Reifegrad begrenzt – und mit ihm die Wirkung.

Die Steuerungslücke beginnt nach der Investitionsentscheidung

Die öffentliche Verwaltung verfügt mit der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) über ein etabliertes Instrument, um Investitionen fundiert vorzubereiten. Die WiBe beantwortet vor Beginn eines Vorhabens die entscheidende Frage: Soll investiert werden?

Mit der positiven Investitionsentscheidung ändert sich jedoch die Leitfrage. Dann richtet sich der Fokus darauf, ob die Investition im Betrieb tatsächlich die versprochene Wirkung entfaltet. Genau an dieser Stelle endet die systematische Steuerung aber heute häufig.

Die Messung der Digitalen Dividende schließt diese Lücke. Die WiBe legitimiert die Investition, die Digitale Dividende zeigt ihre Wirkung über Einführung, Stabilisierung, Weiterentwicklung und Roll-out hinweg. Beide Instrumente bilden damit keinen Gegensatz, sondern einen durchgängigen Steuerungskreislauf – vom Investitionsnachweis zur Wirkungssteuerung.

Gerade für den Staat ist das mehr als eine methodische Feinheit. Rechenschaftspflicht endet nicht mit der Freigabe von Haushaltsmitteln. Sie umfasst ebenso den Nachweis, ob diese Mittel tatsächlich den angestrebten Nutzen erzeugen. Wer Milliarden in Digitalisierung investiert, muss auch sagen können, ob diese Investitionen Verwaltung messbar besser machen.

Ohne Daten keine evidenzbasierte Digitalisierung

Der häufigste Einwand lautet: Braucht die Verwaltung wirklich noch ein weiteres Controllinginstrument? Die Antwort ist nein. Die notwendigen Informationen zur Messung der Digitalen Dividende sind vielerorts bereits vorhanden: Investitions- und Kostendaten aus der WiBe, Prozess- und Nutzungsdaten aus Fachverfahren sowie Zugriffszahlen aus Serviceportalen. Diese bislang isolierten Kennzahlen müssen allerdings in einen gemeinsamen Wirkungszusammenhang gebracht werden. Aus Projektcontrolling wird Wirkungssteuerung.

Ohne valide Daten keine evidenzbasierte Digitalisierung. Die Aussagekraft der Digitalen Dividende hängt unmittelbar von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Standardisierte Datenmodelle, interoperable Schnittstellen, kontinuierliches Datenmanagement und KPI-basiertes Monitoring sind wesentliche Voraussetzungen wirksamer Verwaltungsmodernisierung. Gerade bei kommunalen Leistungen in Bayern ist das angesichts von 2.056 Gemeinden kein triviales Controlling, sondern eine der anspruchsvollsten Aufgaben moderner Verwaltungssteuerung.

Heute beruft man sich zum Beleg der Digitalen Dividende noch viel zu häufig auf Annahmen, Beobachtungen und vereinzelte Zeitmessungen. Das ist kein Makel, sondern Ausdruck des derzeitigen Reifegrads der Verwaltungsdaten. Mit zunehmender Digitalisierung kann und muss sich die Messung der Digitalen Dividende jedoch schrittweise zu einem datenbasierten Steuerungsmodell weiterentwickeln.

Drei Konsequenzen für die nächste Phase der Verwaltungsdigitalisierung

Wenn Deutschland Verwaltungsdigitalisierung ernsthaft weiterentwickeln will, folgen daraus drei Postulate:

Erstens: Jedes größere Digitalisierungsvorhaben braucht nach dem Go-live eine verbindliche Wirkungsbeobachtung. Nicht als Selbstzweck, sondern als Voraussetzung für Nachsteuerung, Priorisierung und lernende Verwaltung.

Zweitens: WiBe und Messung der Digitalen Dividende sollten systematisch zusammengedacht werden. Die Investitionsentscheidung vor dem Projekt und die Wirkungsmessung im Betrieb gehören in einen gemeinsamen Steuerungsrahmen.

Drittens: Datenmanagement muss von Anfang an Teil des Designs digitaler Lösungen sein. Wer Wirkung später messen will, muss die nötigen Daten, Standards und Schnittstellen vorher mitplanen.

Deutschland braucht jetzt den Wirkungsnachweis. Deutschland hat in den vergangenen Jahren gelernt, Verwaltungsdigitalisierung umzusetzen.

Die nächste Phase der Digitalisierung entscheidet daran, ob der Staat endlich belastbar nachweisen kann, wo digitale Lösungen wirken, wo sie hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben – und an welchen Stellschrauben nachgesteuert werden muss. Die Digitale Dividende ist dafür kein weiteres Schlagwort. Sie ist der überfällige Versuch, statt Digitalisierungsaktivität echte Modernisierungswirkung zu messen.

Alfons Schieder ist Abteilungsleiter Digitalisierung und Datenschutz im Bayerischen Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration.

Susann Pöwe ist Analystin im Bayerischen Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration.