Das Ohr an der Verwaltung : Wie wir empirische Grundlagen für die Verwaltungsdigitalisierung schaffen

Wie gelingt Nachnutzung in der Verwaltungsdigitalisierung? Diese Frage beschäftigt Praktikerinnen und Praktiker, Politik und Fachcommunities seit Jahren. In den Debatten dazu tauchen immer wieder dieselben Themen auf: Open Source als Enabler, die Zentralisierung kommunaler Aufgaben als Lösungsansatz, Standards und Interoperabilität als technische Voraussetzungen. Das sind wichtige Diskussionen. Aber bilden sie wirklich ab, wo der Schuh in der Praxis am meisten drückt?

Wir bei Next hatten Zweifel daran und haben deshalb angefangen, systematisch nachzufragen.

Next ist ein Netzwerk von mehr als 6000 Menschen, die an der digitalen Verwaltungstransformation auf allen föderalen Ebenen arbeiten. Diese Menschen wissen, wie Dinge besser gehen könnten. Sie erleben täglich, wo Digitalisierung gelingt und wo sie scheitert. Aber ihre Perspektive fließt zu selten in politische und strategische Entscheidungen ein. Zu oft orientieren sich diese an strukturellen Analysen oder an dem, was Unternehmen und Berater berichten – nicht an denen, die Verwaltung jeden Tag von innen gestalten.

Genau diese Lücke wollen wir füllen. Im vergangenen Jahr haben wir einen eigenen Research-Bereich bei Next aufgebaut – neben unserem Markenkern, der Vernetzungsarbeit, und dem neuen Advocacy-Bereich. Denn wir sind davon überzeugt, dass es bessere empirische Grundlagen für Entscheidungen in der Verwaltungsdigitalisierung braucht. Wir wollen das Ohr an der Verwaltung haben – und ihr Sprachrohr sein. Wir glauben, dass das Gehört-Werden selbst etwas bewirkt: Es stärkt die Selbstwirksamkeit der Verwaltungsmitarbeitenden. Wer erlebt, dass seine Perspektive zählt und in Entscheidungen einfließt, engagiert sich anders.

Zwei Studien, ein Anspruch

Den Anfang machte eine Studie zu den Mehrwerten von Netzwerken und Communities in der Verwaltung. Die Ergebnisse sind vor genau einem Jahr erschienen und liefern wichtige Grundlagen dafür, wie die Kultur innerhalb der Verwaltung und die digitale Transformation durch Netzwerke und Austauschformate verbessert, oder vorangebracht werden können.

Lernen muss überdies nicht immer nur in Zertifikatskursen erfolgen, sondern kann auch durch Peer-to-Peer-Learning über die Erfahrung von Kolleg:innen stattfinden. Erfahrungswissen ist manchmal sogar bedeutsamer und Wissenstransfer eine der größten Herausforderungen der Verwaltung.

Unser zweites und aktuelles Studienprojekt widmete sich der Nachnutzung. Hier zeigt sich exemplarisch, was empirische Arbeit leisten kann. Mittels Tiefeninterviews und einer anschließenden Umfrage, an der mehr als 500 Personen aus der Verwaltung teilgenommen haben, konnten wir folgende Fragen beantworten: Wie funktioniert Nachnutzung in der Praxis wirklich? Wo liegen die größten Hürden? Und wo sehen die Beteiligten selbst die wichtigsten Hebel?

Die Ergebnisse sind weder neu noch überraschend – zumindest nicht für die, die täglich in der Verwaltung arbeiten. Aber unsere empirische Studie kann das leisten, was zu häufig fehlt: eine systematische Priorisierung der drängendsten Probleme, die als konkrete Handlungsvorlage für Politik und Verwaltungsführung dienen kann.

Und diese Priorisierung weicht deutlich von dem ab, was in den öffentlichen Debatten dominiert. Während dort Open Source und die Zentralisierung kommunaler Aufgaben viel Aufmerksamkeit bekommen, zeigen unsere Ergebnisse: Aus Sicht der Verwaltung selbst sind eine fehlende Langzeitfinanzierung und nicht Ende-zu-Ende gedachte Lösungen die mit Abstand drängendsten Probleme – gefolgt von fehlender technischer Interoperabilität. All das sollten Entscheidungsträger:innen kennen.

Der Verwaltungsmonitor – jährlich das Ohr an der Verwaltung

In diesem Jahr gehen wir noch einen Schritt weiter. In Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme Fokus/ÖFIT und gefördert von der Föderalen IT-Kooperation (Fitko) und dem Bundesdigitalministerium, arbeiten wir an einer Pilotstudie unter dem Arbeitstitel „Verwaltungsmonitor“. Das Ziel: nach einem erfolgreichen Piloten künftig jährlich ein Bild davon zu zeichnen, wie der Stand der digitalen Transformation innerhalb der Verwaltung ist – strukturell und kulturell.

Strukturell schauen wir uns an, wie digital interne Prozesse tatsächlich sind: Wie wird Urlaub beantragt, wie werden Dienstreisen genehmigt? Wie medienbruchfrei sind die Fachanwendungen, mit denen täglich gearbeitet wird? Kulturell fragen wir: Wie sehr wird Innovation gefördert? Welche Rolle spielen Fortbildungen? Wie ist das Stimmungsbild gegenüber der Digitalisierung innerhalb der Belegschaft?

Was uns dabei antreibt, ist nicht der Wunsch nach weiteren Studien um ihrer selbst willen. Es ist die Überzeugung, dass Verwaltungstransformation nur dann gelingt, wenn wir aufhören, über die Verwaltung zu reden, und anfangen, mit ihr zu reden. Next hat dafür eine einzigartige Ausgangslage: sechstausend Menschen, die nicht Beobachtende sind, sondern Gestaltende. Ihr Wissen, ihre Frustrationen, ihre Ideen sind der wertvollste Rohstoff, den wir haben. Der Verwaltungsmonitor soll sicherstellen, dass diese Ressource nicht länger ungenutzt bleibt, sondern Jahr für Jahr in die Debatten einfließt, die darüber entscheiden, wie Digitalisierung in Deutschland vorankommt.

Ann Cathrin Riedel ist Geschäftsführerin des bundesweiten Verwaltungsnetzwerkes Next. Sie war zuvor Vorsitzende von Load, dem Verein für liberale Netzpolitik, und Referentin für Globale Digitalisierung und Innovation bei der Friedrich-Naumann-Stiftung.

Theresa Amberger ist Head of Research bei Next.