Kolumne : Wer die Verwaltung verändern will, sollte sie fragen

Über Verwaltungsmitarbeitende und Beamte gibt es viele Vorurteile: Sie machen am liebsten Dienst nach Vorschrift, gearbeitet wird – wenn überhaupt – nur zu angegebenen Öffnungszeiten und freitags um eins macht eh jeder seins. Die Verwaltung selbst hängt am Faxgerät und der Hängeregistratur – Modernisierung oder gar Innovation ist mit den dortigen Menschen und ihrem großen Sicherheitsbedürfnis nicht zu machen. Die Verwaltung braucht Innovation und Anschub von außen, ansonsten wird das nichts mit der staatlichen Leistungs- und Handlungsfähigkeit.

So weit, so pauschal. Solch gängige Klischees treffen sicherlich auf zahlreiche Fälle unter den rund fünf Millionen Beschäftigten zu. Ganz genau so, wie sie auf zahlreiche Beschäftigte der Privatwirtschaft in Deutschland zutreffen. Denn Innovationstreiber ist Deutschland auch dort nicht überall.

Sichtbarkeit für Innovation aus der Verwaltung

Wenn wir also annehmen, das beschriebene Klischee ist wirklich nur ein Klischee – warum entsteht dann so wenig Innovation und Erneuerung aus der Verwaltung selbst heraus?

Ich habe dazu zwei Thesen. Erstens: Über die Innovationen, die aus der Verwaltung selbst heraus kommen, reden wir zu wenig bis gar nicht – aber sie existieren. Zweitens: Die Verwaltungsmitarbeitenden werden viel zu selten gefragt, was sie denn für Ideen haben, wie man Dinge anders – besser – gestalten kann. Oder was einfach abgeschafft gehört, weil es nichts mehr bringt und nicht mehr zeitgemäß ist.

Da es im Folgenden um meine zweite These gehen soll, hier kurz zur ersten: In „Vom Gelingen“ haben Andrea Römmele, Helmut K. Anheier und Wolfgang Seibel in einem Buch Erfolgsgeschichten aus der Verwaltung zusammengetragen und untersucht, was die Gelingensfaktoren waren.

Wer Positivbeispiele sucht, findet dort welche. Oder unter den Preisträger:innen des Infosec Impact Awards, den wir als Next zusammen mit dem BSI verleihen. Der Preis würdigt in der Verwaltung entwickelte IT-Sicherheitslösungen (die zudem noch nachnutzbar sind!). Wer mag, kann auch mal auf den Maki schauen und dort durch die KI-Systeme stöbern, die es bereits gibt. Und natürlich schadet nie ein Besuch einer unserer Next-Communities.

Nicht jedes erfolgreiche Beispiel passt

Nun zur zweiten These: Mitarbeitende, egal wo, verzweifeln zumeist selbst an bürokratischen und schlechten Prozessen. Sie wissen recht häufig, wo der Schuh drückt, warum Dinge nicht funktionieren und wie man sie besser machen könnte. Aber niemand fragt sie nach ihrer Expertise rund um Prozesse oder Anwendungen. Oder im Falle der Verwaltung: rund um Rechtsvorschriften.

Für die Blockaden des digitalen Wandels in der Privatwirtschaft haben Johanna Sprondel und Sascha Friesike in ihrem Buch „Träge Transformation“ beschrieben, wie Firmenchefs jahrelang ins Silicon Valley gepilgert sind, nachdem sie begriffen haben, dass sie irgendwie „innovativ“ werden müssen, um sich mit ihrem Unternehmen am Markt halten zu können. Sie kamen mit weißen Sneakern, Ideen und Konzepten wieder, die bestens in Start-ups im Silicon Valley funktionierten – aber nicht unbedingt im deutschen Mittelstand.

Für die viel größere Frustration bei übergestülpten Ideen sorge aber, so die beiden Autoren, dass die Expertise zu Herausforderungen des eigenen Unternehmens, die die Mitarbeitenden haben, damit ignoriert und geringgeschätzt wird.

Ganz ähnlich funktioniert es in der Verwaltung, nur dass hier nicht ins Silicon Valley, sondern nach Estland gepilgert wird. Dort sind sicherlich viele gute Ideen und Inspiration zu finden. Aber sie passen eben nicht immer – vielleicht sogar eher selten – für Deutschland. Und die Frustration, die Mitarbeitende verspüren, ist im privaten wie im öffentlichen Sektor dieselbe.

Besseres Verständnis durch offenen Dialog

Was passiert, wenn man Verwaltungsmitarbeitende fragt, was man besser machen kann, das haben wir bei Next zusammen mit dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales in unserem gemeinsamen Projekt zu Digitalisierungshemmnissen der Bundeshaushaltsordnung (BHO) getestet.

Dieses Projekt des IT-Planungsrats hat sich zur Aufgabe gemacht, mit deutschlandweiten Workshops die Expertise von Praktiker:innen zusammenzutragen und die exakten Hemmnisse bei Digitalisierungsprojekten zu erfassen, die durch die BHO und nachgelagerte Verwaltungsvorschriften verursacht werden. Oder einfach als hemmend empfunden werden. Wie sehr Verwaltungsmitarbeitende nach einem Ort lechzen, an dem sie Ideen zur Veränderung und Verbesserung anbringen können, haben wir beim Interesse an den Workshops gesehen. Da wir nur drei anbieten konnten – in Magdeburg, Frankfurt und Hannover – zeigten allein die auf sich genommenen Wege, wie wichtig den Mitarbeitenden war, diese Chance zu nutzen.

Dabei war uns nicht nur wichtig, einen Ort und ein moderiertes Format zu schaffen, bei dem man seine Beschwerden und Ideen anbringen kann. Dadurch, dass wir zum Beispiel Projektverantwortliche und Beauftragte für den Haushalt für einen offenen, ehrlichen und auch schonungslosen Austausch zusammenbrachten, konnten wir auch einen Beitrag zum besseren Verständnis für die Herausforderungen und Zwänge des jeweils anderen schaffen. Etwas, das regelmäßig zu kurz kommt oder gar nicht stattfindet und so zu Vorurteilen führt, wonach eine bestimmte Personengruppe – sei es „die Datenschützer“, „die IT-Sicherheitsfachleute“ oder eben „die Haushälter“ – Veränderung immer nur verhindert.

Herausgekommen ist ein Papier mit zahlreichen Forderungen: rechtliche, organisatorische und kulturelle. Allen gemeinsam ist das Anliegen, die Verwaltung besser zu machen, Gelder effizienter auszugeben und Projekte schneller umzusetzen. Die Forderungen sind nicht der Weisheit letzter Schluss. Sie sind eine Grundlage für eine Diskussion über die BHO, die überfällig ist. Und sie sind ein Beweis dafür, dass mehr Innovation und Veränderungswille in der Verwaltung stecken, als man gemeinhin meint.

Ann Cathrin Riedel, Geschäftsführerin von Next e.V., ist Publizistin und Expertin für Digitalpolitik, Verwaltungstransformation und Demokratie. Zuvor verantwortete sie die internationale Digitalpolitik bei der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit und leitete von 2018 bis 2024 den Verein Load e. V. – Verein für liberale Netzpolitik. 2022 wurde sie in den Digitalbeirat der Bundesregierung und den Digitalrat des Landes Sachsen-Anhalt berufen.