Verwaltungsmodernisierung : Linz setzt auf Ideen-Plattform für Mitarbeitende

Linz steht wie viele andere Kommunen in Österreich und Deutschland vor der großen Herausforderung, in den nächsten Jahren ihren Haushalt zu konsolidieren. Einsparungen durch effizientere Abläufe zu erzielen ist eine Säule davon. Vor diesem Hintergrund setzt die Stadt Linz im Rahmen der Initiative „LinzOptimal“ auf eine umfassende Optimierung von Prozessen und Abläufen innerhalb der Organisation. Ein zentrales Anliegen dabei ist die Identifikation von Ideen. Die Initiative zielt darauf ab, durch innovative Ansätze und die Einbindung der gesamten Organisation nachhaltige Einsparungen zu erzielen. In diesen Prozess sollen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärker eingebunden werden. Ziel ist es, durch die systematische Nutzung von Fachwissen und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch Kosten zu senken und die Servicequalität nachhaltig zu verbessern.

Ziele und Kernaspekte von Linz Optimal

Die Initiative verfolgt einen klaren Fokus: die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Reduktion von Komplexität. Dies soll nicht nur den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden erleichtern, sondern auch die Ressourcen der Organisation schonen. Die fünf zentralen Ziele sind:

1. Nutzung von Fachwissen: Das Erfahrungswissen aller Organisationseinheiten wird systematisch genutzt, um innovative und praxisnahe Lösungen zu entwickeln.

2. Stärkung der Beteiligungskultur: Mitarbeitende sollen erleben, dass ihre Ideen und Wahrnehmungen ernst genommen werden. Dies fördert eine Kultur des Engagements und der aktiven Mitgestaltung.

3. Verbesserung von Abläufen und Services: Konkrete Optimierungen in Prozessen, Schnittstellen und Leistungen stehen im Mittelpunkt, um Effizienz und Qualität zu steigern.

4. Transparenz und Vertrauen: Jede eingebrachte Idee wird mit klaren Rückmeldungen und Begründungen versehen, um Vertrauen in den Prozess zu schaffen.

5. Kulturentwicklung: Der Wandel hin zu einer Kultur, in der Engagement und Einbringen von Ideen als selbstverständlicher Teil des Jobs gesehen wird, ist ein zentraler Aspekt.

Technische Umsetzung und Unterstützung

Um den Mitarbeitenden die Einreichung und Verfolgung ihrer Ideen zu erleichtern, wurde die bereits bestehende Bürger*innen-Beteiligungsplattform an die Anforderungen eines internen Ideenmanagements angepasst. Durch die Nutzung von einer Single Sign-On (SSO) Lösung erhalten rund 2400 Mitarbeitende einen einfachen und sicheren Zugang zur Plattform. Der Einstieg zum internen Beteiligungsbereich erfolgt direkt über einen prominent platzierten Button auf der Intranet-Startseite. Ergänzend dazu fungiert ein Informationshub als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Ideenmanagement.

Bei der genutzten Beteiligungsplattform handelt es sich um das Baukastensystem der Firma Go Vocal, die die Stadt Linz für die Bürger*innenbeteiligung schon länger im Einsatz hat. Es bietet verschiedene Beteiligungsmöglichkeiten (Umfragen, Petitionen, Ideendashboards) und ermöglicht die flexible Gestaltung strukturierter Beteiligungskampagnen. Die Mitarbeitenden profitieren von der hohen Benutzerfreundlichkeit der Plattform und haben unter anderem die Möglichkeit, eingebrachte Ideen zu kommentieren, zu liken und den aktuellen Status der Ideen einzusehen. Die Ideenmoderator*innen profitieren von sehr guten Auswertmöglichkeiten der Ergebnisse.

Bewertung und Auswahl der Ideen

Ein strukturierter Bewertungsprozess stellt sicher, dass die besten und relevantesten Ideen umgesetzt werden. Nach einer Erstbewertung durch die Moderator*innen erfolgt eine thematische Sortierung und Bewertung anhand eines Relevanzrasters. Kriterien wie Umsetzbarkeit, Wirkungsgrad, strategische Relevanz, Innovationsgrad und Community-Feedback fließen in die Bewertung ein. Die besten Ideen werden in einer Shortlist zusammengefasst und den Direktor*innen zur finalen Auswahl präsentiert.

Kommunikation und Einbindung

Ein detaillierter Kommunikationsplan sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden über den Prozess informiert und zur Teilnahme motiviert werden. Von der Ankündigung der Ideensammlung über regelmäßige Updates bis hin zur Vorstellung der umgesetzten Ideen wird Transparenz großgeschrieben. Gewinnspiele und kreative Kampagnen begleiten den Prozess, um die Beteiligung weiter zu fördern.

Linz Optimal steht für eine moderne, transparente und effiziente Organisationsentwicklung. Durch die aktive Einbindung der Mitarbeitenden und den klaren Fokus auf Optimierung und Kostenersparnis wird nicht nur die interne Zusammenarbeit gestärkt, sondern auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation geschaffen. Die Initiative zeigt, dass Innovation und Effizienz Hand in Hand gehen können – ein Vorbild für nachhaltige Verwaltungsmodernisierung.

Ulrike Huemer leitet als Magistratsdirektorin seit 2020 die Verwaltung der österreichischen Stadt Linz. Zuvor war sie viele Jahre CIO der Stadt Wien. Die Verwaltungsplattform Apolitical zählte sie im Jahr 2019 zu den 100 einflussreichsten Personen im Bereich digitale Verwaltung.

Zuletzt von ihr in dieser Rubrik erschienen: Endlich Bauen ohne Papier in Linz.