Werkstattbericht : Endlich Bauen ohne Papier in Linz

Mit dem digitalen Bauverfahren setzen wir in Linz einen neuen Standard in der Verwaltung. Seit Anfang Dezember wickeln wir das gesamte Bauverfahren vollständig elektronisch ab. Jeder Schritt erfolgt digital, vom Antrag bis zum Archiv. Damit schafft die Stadt ein modernes, effizientes und transparentes Angebot für Bürger*innen sowie für Unternehmen. Anstelle serieller Prozesse setzen wir darauf, parallel einzelne Verfahrensschritte zu bearbeiten.

Nach mehr als drei Jahren intensiver Arbeit steht nun ein System bereit, das die alten Papierwege ersetzt und den Grundstein für weitere digitale Services legt. Der Start markiert einen wichtigen Schritt für die Verwaltung.

Das Projekt zeigt: Gute digitale Lösungen entstehen zuerst mit klaren Prozessen, dann mit guter Organisation, aktivem Wandel in den Teams und erst zum Schluss mit der passenden Technologie.

Viele Abteilungen arbeiteten eng zusammen, um das neue Verfahren an den Start zu bringen. Wir wollten ein Verfahren schaffen, das inhaltlich und technisch überzeugt. Dafür holten wir Bauunternehmen, Architekturbüros und Wohnbauträger früh an Bord. So wollten wir kontinuierlich testen, wie gut das Verfahren in der Praxis funktionieren kann.

Schnittstellen ersetzen Extra-Systeme

Mit jährlich etwa 1200 eingereichten Bauvorhaben stellt das Bauwesen einen Kernprozess von Städten und Gemeinden dar. Bisher dauerten Bauverfahren im Schnitt 24 Wochen, Bauanzeigen immer noch etwa acht. Die Herausforderungen bei der Abwicklung sind dabei vielfältig. Viele Einreichungen enthielten Fehler oder waren unvollständig. Um das zu vermeiden, bieten wir jetzt neue Beratungsformate an. Diese umfassen beispielsweise online buchbare Termine, um die Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen oder zu Großprojekten zu beraten.

Künftig reichen Antragsteller*innen ihre Unterlagen über ein dynamisches Online-Formular ein. Das Formular prüft automatisch die Vollständigkeit der Angaben und sendet die Daten nahtlos in den digitalen Akt. Schnittstellen zum Zentralen Melderegister, Grundbuch und Web-GIS (Geoinformationssystem) ersetzen zusätzliche Systeme. Alle Fachbereiche können parallel auf die Unterlagen zugreifen, was Zeit einsparen und Transparenz erhöhen soll. Ergänzend dazu können Antragsteller*innen eletronisch jederzeit via Cloud die Akte einsehen.

Während der dreijährigen Projektphase entwickelten wir das System Schritt für Schritt. Erste digitale Pilotfälle lieferten wichtige Erkenntnisse. Die Teams lernten neue Abläufe, wir programmierten neue Schnittstellen und stellten die Organisation auf den digitalen Prozess um. Alle Unterlagen gehen nun elektronisch ein. Technische Anforderungen wie Format, Dateigröße und Planstruktur haben wir klar definiert, um die Fälle einheitlich bearbeiten zu können.

Wer seine Unterlagen trotzdem auf Papier abgeben möchte, kann das weiterhin tun. Die Verwaltung scannt die Pläne ein und überführt alles in das digitale System.

Effizienter arbeiten und CO₂ sparen

Ein wesentliches Ziel der Digitalisierung ist es, die Servicequalität zu steigern. Bürger*innen und Unternehmen erhalten schneller Informationen und können ihre Anliegen effizienter abwickeln. Gleichzeitig sinkt der administrative Aufwand für die Verwaltung.

Jeder Schritt im digitalen Akt bleibt nachvollziehbar. Der aktuelle Stand liegt jederzeit vor, und das System dokumentiert jede Aktion automatisch. Das erhöht die Transparenz, erleichtert die Qualitätssicherung und unterstützt die Prüfung komplexer Fälle.

Die Umwelt profitiert ebenso. Wir sparen Papier, verzichten auf große Aktenlager und vermeiden unnötige Wege. Das verbessert die CO₂‑Bilanz der Stadt.

Nach dem ersten Halbjahr 2026 planen wir, das System zu evaluieren. Dabei wollen wir sowohl die Einreichpraxis als auch den gesamten Verfahrensablauf analysieren. Gemeinsam mit den Nutzer*innen entwickeln wir das Verfahren laufend weiter.

Ulrike Huemer leitet als Magistratsdirektorin seit 2020 die Verwaltung der österreichischen Stadt Linz. Zuvor war sie viele Jahre CIO der Stadt Wien. Die Verwaltungsplattform Apolitical zählte sie im Jahr 2019 zu den 100 einflussreichsten Personen im Bereich digitale Verwaltung.

Zuletzt von ihr in dieser Rubrik erschienen: „Konkrete Schritte zur positiven Fehlerkultur in Linz“.