Die Zukunft nach dem Schlagwort : Smart City ist tot – es lebe die digitale Verwaltung?

Fördermillionen, Modellprojekte, große Schlagworte: Über Jahre galt „Smart City“ als Synonym für kommunale Digitalisierung. Heute ist das Label weitgehend verschwunden. Die politische Agenda spricht inzwischen von Staatsmodernisierung und Entbürokratisierung – und auch bei den Kommunalwahlen in Nordrhein-Westfalen zeigte sich, dass Digitalisierung vielerorts hinter Pflichtaufgaben zurücktritt. Förderprogramme laufen aus. Viele Pilotprojekte bleiben zurück – oft ohne dauerhafte Heimat in der Verwaltung. Doch wer jetzt meint, Digitalisierung könne warten, gefährdet die eigene Handlungsfähigkeit.

Vom Leuchtturm zum Fundament

Viele Kommunen haben in den vergangenen Jahren experimentiert: Sensoren, digitale Zwillinge, Apps. Aber ohne strukturierte Daten, transparente Prozesse und Handlungskompetenz in der Organisation lassen sich solche Ansätze nicht verstetigen. Wer auf kurzfristige Förderlogik setzte, steht nun vor der Herausforderung, Services dauerhaft zu betreiben und Wirkung nachzuweisen.

Während Smart City in oftmals isolierten Fachteams auf dem Vormarsch war, ist dezentral in den Fachbereichen über die Jahre hinweg der Wunsch nach Entlastung durch Digitalisierung gewachsen. Das beginnt bei den oft überalterten Fachverfahren und endet in hybriden Papierakten. Der Bedarf an neuartigen, nutzerorientierten Fachlösungen ist riesig – er bedeutet aber auch konsequente Investitionen, ein straffes Projektmanagement und die Bereitschaft, alte Arbeitsweisen abzulösen.

Wir haben gelernt: Digitalisierung ist keine rein technische Aufgabe, sondern eine Querschnittsaufgabe, die weit über eine einzelne Organisationseinheit hinausgeht. Sie muss in der gesamten Verwaltung wirksam werden. Dafür braucht es ein politisches Mandat, das Veränderung nicht nur erlaubt, sondern aktiv einfordert. Sonst bleiben Innovationen auf Pilotinseln stecken.

Ein Beispiel aus Bad Salzuflen: Statt eine weitere isolierte App zu bauen, entwickeln wir ein schnittstellenbasiertes digitales Ökosystem. Daten werden einheitlich definiert und zentral gepflegt, können aber dezentral in den Fachbereichen angereichert und aufbereitet werden. Von dort aus fließen sie automatisiert in alle Ausspielkanäle: die städtische Webseite, digitale Infostelen im Stadtgebiet und bald auch unsere App für Einwohner:innen. Diese App wird als Progressive Web App umgesetzt – leicht zugänglich, plattformübergreifend, kostengünstig und auch offline nutzbar. So entstehen keine Parallelstrukturen, sondern eine verlässliche Datenbasis, die echten Mehrwert schafft und neue Services flexibel möglich macht.

Digitalisierung ist Pflicht, nicht Kür

Insbesondere im ländlichen Raum ist zu beobachten, dass Digitalisierung vielerorts wieder als nachrangig gegenüber den unmittelbaren Pflichtaufgaben gesehen wird. Knappe Haushalte drohen so zum Bremsklotz zu werden. Wer jetzt aus Sparzwang digitale Strukturen stoppt, lässt die nächste Welle an Innovation vorbeiziehen – und verliert Souveränität über Daten, Prozesse und Entscheidungen. Dabei ist Digitalisierung die Grundlage, um angesichts von Fachkräftemangel, Kostendruck und gesellschaftlichem Wandel überhaupt priorisieren und agieren zu können.

Gerade beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zeigt sich das deutlich: KI kann Fachbereiche entlasten – Aufgabenkritik und Teilautomatisierung leisten das übrigens schon heute. Aber ohne saubere Daten, klare Prozesse und verbindliche Standards entstehen nur aufgesetzte Tools, die nicht skalieren. Die Sorge ist real, dass wir als Verwaltung eher weitere Aufgaben dazuerfinden, statt konsequent Bürokratie abzubauen und Abläufe von Grund auf zu hinterfragen.

Messen, um zu steuern – und zu überleben

Noch immer werden zu wenige Digitalprojekte anhand klarer Ziele und Kennzahlen bewertet. Ohne messbare Wirkung kann Digitalisierung weder Prioritäten setzen noch Budgets rechtfertigen. Wer heute nicht misst, hat noch nicht verstanden, wie stark sein Projekt in Zukunft in Gefahr ist. Wir können uns das eigentlich nicht mehr leisten. Nur auf einer strukturierten Datenbasis lassen sich Prioritäten klar setzen und Automatisierung gezielt steuern.

Wer handlungsfähig bleiben will, braucht deshalb mehr als neue Tools. Prozesse müssen strategisch gemanagt und durch kreative Köpfe vereinfacht werden, bevor man sie digitalisiert. Verwaltungsvorstände, Smart-City-Teams, Organisation, IT und Fachbereiche müssen enger zusammenarbeiten, um aus Einzelinitiativen ein gesteuertes Gesamtbild zu schaffen. Und vor allem braucht es den Mut, innen zu modernisieren, bevor man außen glänzt – von digitalen Akten, medienbruchfreien Abläufen, über die konsequente Abschaffung der Schriftform bis hin zu einer sicheren, zukunftsfähigen IT-Infrastruktur.

Kooperation statt Kirchturmdenken

Auch bei der Zusammenarbeit zwischen Kommunen gilt: Wir können es uns nicht mehr leisten, dass jede ihr eigenes Süppchen kocht. Geteilte Lösungen sparen Geld, Zeit und Nerven – und helfen dabei, dringend offene Baustellen zu schließen. Die Bündelung von Services auf Bundesebene in der jüngst vorgestellten Modernisierungsagenda des Bundesministeriums für Digitalisierung und Staatsmodernisierung ist ein guter Anfang, gerade im Zusammenspiel mit IT-Dienstleistern. Doch so hilfreich diese mögliche Zentralisierung ist: die entscheidenden Hausaufgaben bleiben vor Ort. Kommunen müssen den Mut haben, Veränderung zu wollen und alte Denkmuster zu durchbrechen. Es geht um kulturelle Faktoren, die über Gelingen oder Scheitern entscheiden. Etwas so trocken klingendes wie Daten, Prozesse und Kultur sind Grundvoraussetzung – vor allem um die Servicequalität und die Daseinsvorsorge vor Ort zu verbessern.

Und nicht zuletzt schafft das Freiräume für neue Wege: Räume für Experimente, für neue Formen von Teilhabe, für Innovation. Aktuell ist das vielerorts kaum möglich, weil der operative Druck übermächtig ist und „die Hütte brennt“. Wer Grundlagenarbeit jetzt ernsthaft priorisiert, gewinnt die Gestaltungsfreiheit zurück, die wir für eine zukunftsfähige Verwaltung brauchen. Wenn Kommunen die Ausgangssituation besser beherrschen, wird auch das Vertrauen von Bürger:innen in den Staat zurückgewonnen werden können.

Substanz statt Schlagwort

Dass „Smart City“ aus politischen Programmen verschwindet, ist keine Niederlage, sondern eine Chance. Weg vom Buzzword, hin zu Substanz: digitale Verwaltung als Kern staatlicher Handlungsfähigkeit, ausgestattet mit politischer Rückendeckung, personeller Expertise und messbarer Wirkung. Wer jetzt investiert – trotz knapper Haushalte und nachlassender Förderkulisse – legt auf der kommunalen Ebene den Grundstein, um digital souverän handeln und Innovation wirklich verankern zu können.

Lena Sargalski arbeitet als Chief Digital Officer bei der Stadtverwaltung Bad Salzuflen in Ostwestfalen-Lippe. Seit Januar 2024 leitet sie den Stab Strategie, Innovation und Digitalisierung. Neben den Aufgabenbereichen Strategieentwicklung, interne Digitalisierung und interkommunale Zusammenarbeit liegt ein Fokus auf der aktiven Ausgestaltung des digitalen Wandels in der Stadtgesellschaft. Von ihr zuletzt in dieser Rubrik erschienen: „Anliegen digital melden – der Hebel für den Kulturwandel“