Durchblick im Nachnutzungsdschungel : Was braucht es, um Vorhandenes besser zu nutzen?

Wer in der Verwaltung eine digitale Lösung benötigt, die es andernorts vielleicht schon gibt, steht zunächst vor der Frage: Wo beginne ich meine Suche? So naheliegend die Frage ist, so schwer ist sie zu beantworten. „Es gibt inzwischen einen regelrechten Dschungel an Marktplätzen“, sagt eine Person, die Next für seine Studie zum Thema Nachnutzung befragt hat, „Ich schätze mich selbst als relativ affin ein. Aber selbst ich blicke da nicht durch.“

Tatsächlich gibt es über 50 Plattformen und Marktplätze für nachnutzbare Lösungen. Die Vielzahl schafft jedoch keine Orientierung, sie erschwert sie eher: 45 Prozent der Befragten ohne Nachnutzungserfahrung geben an, keine nachnutzbaren Lösungen zu kennen oder nicht zu wissen, wo sie zu finden sind. Selbst unter erfahrenen Nachnutzer:innen wissen viele nicht, wo sie geeignete Lösungen finden können.

Viele Voraussetzungen für mehr Nachnutzung sind bereits geschaffen. Die Deutschland-Architektur verankert „Prefer Reuse over Buy over Make“ als Prinzip. Mit dem Deutschland-Stack haben Bund und Länder gemeinsame Basisdienste festgelegt, auf denen Lösungen aufbauen können.

Auch an Rückhalt für Nachnutzung fehlt es nicht: Fast alle Befragten mit Nachnutzungserfahrung halten sie für wichtig. Mit der Umsetzung sind die meisten von ihnen jedoch unzufrieden oder stehen ihr ambivalent gegenüber. Als größte Hürden nennen die Befragten strukturelle Defizite, allen voran eine fehlende bundesweite Gesamtstrategie. Hinzu kommen unterschiedliche technische Infrastrukturen in Bund, Ländern und Kommunen sowie eine unklare langfristige Finanzierung.

Dabei ist vieles bereits angelegt. Was fehlt, sind Sichtbarkeit und ein besseres Zusammenspiel des Vorhandenen. Aufbauend auf den in der Studie identifizierten Defiziten hat Next gemeinsam mit Verwaltungspraktiker:innen Handlungsempfehlungen zu deren Behebung erarbeitet und in ein Policy Paper überführt.

Mehr Sichtbarkeit, bessere Anschlussfähigkeit

Es braucht einen zentralen Zugang zu nachnutzbaren Lösungen und Best Practices, der Orientierung bietet. Mit dem Marktplatz Deutschland Digital gibt es dafür bereits einen geeigneten Ansatz. Damit er zu einem echten Einstiegspunkt für Nachnutzung wird, sollte er neben Lösungen auch Erfahrungswissen zur Einführung sowie konkrete Ansprechpartner:innen bündeln. Gerade für Kommunen muss zudem klar erkennbar sein, auf welchem Weg sie eine Lösung beziehen können.

Überblick braucht es auch über das, was gerade erst entsteht. Verwaltungspraktiker:innen erfahren von relevanten Vorhaben teilweise erst nach deren Fertigstellung. Bei akutem Bedarf entstehen so parallele Lösungen. Entscheidend ist deshalb, geplante und laufende Vorhaben frühzeitig mit Roadmaps sichtbar zu machen.

Doch eine gefundene Lösung verhindert Parallelentwicklungen nur, wenn sie sich an die eigene IT anbinden lässt. Fast alle Befragten halten technische Interoperabilität für wichtig, kaum jemand sieht sie bislang umgesetzt. Bestehende Standards sollten daher bei Entwicklung und Beschaffung konsequent angewendet werden. Neue Lösungen sollten von Beginn an so gestaltet sein, dass sich andere Systeme über offene, standardisierte und dokumentierte Schnittstellen anbinden lassen.

Mehr Klarheit darüber, was gilt

Unübersichtlich ist nicht nur das Angebot an Lösungen, sondern auch das Geflecht der Vorgaben, die Nachnutzung stützen. Sie reichen von Gesetzen und Staatsverträgen bis hin zu Beschlüssen des IT-Planungsrats. Wie verbindlich sie sind, ist für die anwendenden Stellen aber oft kaum zu erkennen: Ein Beschluss kann je nach Inhalt eine Rechtspflicht, eine Empfehlung oder eine bloße Absichtserklärung enthalten. Wer ein Vorhaben startet, weiß deshalb häufig nicht, was einzuhalten ist und was lediglich empfohlen wird.

Es braucht eine gepflegte Übersicht der Vorgaben und Regelungen, die Nachnutzung stärken. Sie sollte zwischen geltenden Pflichten, absehbaren Vorgaben und freiwilligen Empfehlungen unterscheiden und so zum selbstverständlichen Ausgangspunkt jedes neuen Vorhabens werden. Neue Steuerungsinstrumente braucht es dafür nicht. Erst wenn klar ist, was gilt, kann es auch konsequent angewendet werden.

Klare Zuständigkeiten vom Bedarf bis zum Betrieb

Nachnutzung ist ein Prozess, der von der Bedarfserhebung über Entwicklung und Bereitstellung bis hin zu Rollout und Betrieb reicht. Für viele dieser Phasen gibt es zuständige Akteure. Wie ihre Aufgaben ineinandergreifen und wer an den Übergängen Verantwortung übernimmt, ist jedoch nicht durchgängig geklärt. Bestehende Zuständigkeiten sollten deshalb entlang des gesamten Prozesses systematisch erfasst, sichtbar gemacht und weiterentwickelt werden. Wo Lücken bestehen, gilt es, Verantwortung gezielt zuzuweisen. Entscheidend ist dabei, auch die Perspektive der Länder und Kommunen einzubeziehen: Für sie muss erkennbar sein, an wen sie sich mit Nachnutzungsbedarfen wenden können und wer deren weitere Bearbeitung verantwortet.

Klare Zuständigkeiten braucht es auch bei der Finanzierung. Das Problem ist weniger die Finanzierung der Entwicklung neuer Lösungen als die ihres dauerhaften Betriebs über die Projektphase hinaus sowie ihrer Anbindung vor Ort. Bereits bei der Entscheidung über Entwicklung oder Förderung einer Lösung sollte deshalb festgelegt werden, wie die Kosten auf Dauer zwischen Bund, Ländern und Kommunen verteilt werden.

Stärken, was schon trägt

Die Handlungsempfehlungen geben keine Einheitslösung vor, sondern setzen Impulse, um bestehende Strukturen gezielt zu stärken und weiterzuentwickeln. Föderale Vielfalt, kommunale Selbstverwaltung und die unterschiedlichen Wege der Länder lassen sich nicht mit einem einheitlichen Modell überschreiben, und nicht jedes Problem löst sich durch mehr Vorgaben. Die Verantwortung für die Umsetzung liegt bei den regelsetzenden Akteuren in Bund, Ländern und föderalen Steuerungsgremien.

Rückenwind gibt es bereits. Der Kulturwandel hin zu mehr Nachnutzung ist längst im Gang, getragen von vielen Menschen in der Verwaltung, die in Netzwerken und Communities Wissen und Lösungen über Behördengrenzen hinweg teilen. Daran lässt sich anknüpfen: Wenn es gelingt, das Vorhandene sichtbar zu machen und besser zu verzahnen, führt die Suche nach einer passenden Lösung künftig nicht mehr in den Dschungel, sondern ans Ziel.

Nils Vogel ist Autor des Policy Papers und Associate Research & Advocacy beim Verwaltungsnetzwerk Next.

Rebecca Möbius ist Advocacy Lead beim Verwaltungsnetzwerk Next.