Wie die Staatsmodernisierung gelingt : Den Kommunen fehlt der Raum für Veränderung

Deutschland habe kein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem. Kaum ein Satz fällt derzeit häufiger, wenn in Politik-Talkshows, Nachrichtenpodcasts oder auf Linkedin über Staatsmodernisierung gesprochen wird. Positiv ist aus meiner Sicht, dass die Notwendigkeit einer Staatsmodernisierung mittlerweile deutlich sichtbarer geworden ist. Gut ein Jahr nach Gründung des Bundesministeriums für Digitalisierung und Staatsmodernisierung sind Themen wie Verwaltungsmodernisierung, digitale Transformation und staatliche Handlungsfähigkeit zunehmend auch Bestandteil öffentlicher Diskussionen und nicht mehr nur Fachdebatten innerhalb der Verwaltung. Trotzdem greift die Aussage vom „Umsetzungsproblem“ aus kommunaler Sicht zu kurz.

Denn gerade Kommunen, auch mittelgroße Städte wie Bad Salzuflen, sind längst dabei, Veränderung konkret umzusetzen. Prozesse werden digitalisiert, Datenstrukturen aufgebaut, Standards entwickelt und neue Formen der Zusammenarbeit etabliert. Das eigentliche Problem ist aus meiner Sicht häufig nicht mangelnder Wille zur Umsetzung. Das eigentliche Problem ist, dass Kommunen kaum noch Raum haben, ihre eigene Organisation strategisch weiterzuentwickeln. Genau hier zeigt sich ein Punkt, über den bislang noch zu selten gesprochen wird: Die Modernisierung des Staates ist längst nicht mehr nur eine Frage der Umsetzung, sondern zunehmend eine Frage der organisatorischen Leistungsfähigkeit der Kommunen.

Finanzielle Spielräume fehlen

Genau an diesem Punkt wird der Stellenwert kommunaler Selbstverwaltung häufig unterschätzt. Der Staat kann Gesetze beschließen, Förderprogramme aufsetzen, Standards definieren oder technische Infrastruktur bereitstellen. Ob daraus jedoch funktionierende digitale Verwaltung entsteht, entscheidet sich am Ende in der kommunalen Organisation selbst: in Führungsstrukturen, klaren Zuständigkeiten, Priorisierung und der Fähigkeit, Veränderung dauerhaft zu begleiten.

Die organisatorische Weiterentwicklung wird politisch oder gesetzlich oft gar nicht konkret eingefordert. Es gibt keine verpflichtende Vorgabe, Prozessmanagement einzuführen, Daten strategisch zu organisieren oder digitale Kompetenzen systematisch aufzubauen. Gleichzeitig fehlen vielerorts finanzielle Spielräume und gezielte Unterstützung für genau diese Querschnittsaufgaben. Trotzdem entscheiden diese organisatorischen Grundlagen zunehmend darüber, ob Kommunen überhaupt noch handlungsfähig bleiben.

Prozesse dürfen nicht isoliert betrachtet werden

In Bad Salzuflen haben wir bereits 2019 mit Rückendeckung des damaligen Verwaltungsvorstands begonnen, Prozessmanagement strukturiert aufzubauen. Rückblickend war das weit mehr als die Einführung einer Methode oder Plattform. Dahinter stand früh die organisatorische Haltung, dass Verwaltung sich kontinuierlich hinterfragen, standardisieren und strategisch weiterentwickeln muss. Heute – sechs Jahre später – stelle ich fest, dass genau diese Grundlagen wichtiger denn je geworden sind.

Mit der Etablierung wächst nicht nur die Transparenz von Abläufen. Es verändern sich auch Denk- und Handlungsweisen innerhalb unserer Organisation. Prozesse werden nicht mehr isoliert betrachtet, sondern zunehmend als Grundlage für Priorisierung, Standardisierung und strategische Steuerung verstanden. Dadurch können Digitalisierungsmaßnahmen heute deutlich stärker organisationsübergreifend gedacht und priorisiert werden.

Genau darüber wird aus meiner Sicht jedoch noch viel zu selten gesprochen. In Debatten über Digitalisierung stehen häufig neue Technologien, Plattformen oder gesetzliche Rahmenbedingungen im Mittelpunkt. Deutlich weniger Aufmerksamkeit bekommen die organisatorischen Grundlagen, die Modernisierung überhaupt erst dauerhaft ermöglichen. Vielerorts werden Prozess-, Projekt- und Datenmanagement noch immer wie unterstützende Nebenstrukturen behandelt. Tatsächlich entscheiden sie zunehmend darüber, ob Verwaltung unter dauerhaftem Veränderungsdruck überhaupt noch arbeitsfähig bleibt.

Verwaltung handlungsfähiger machen

Kommunale Selbstverwaltung bedeutet deshalb zunehmend auch, die eigene Organisation aktiv weiterzuentwickeln und dauerhaft steuerbar zu halten. Dafür braucht es allerdings mehr Raum. Kommunen organisieren heute parallel neue gesetzliche Aufgaben und müssen gleichzeitig Krisen, Fachkräftemangel, finanzielle Unsicherheiten und den wachsenden Erwartungsdruck der Bevölkerung bewältigen. Gleichzeitig sollen sie digitale Transformation gestalten und Innovation ermöglichen. Aus meiner Sicht muss deshalb stärker hinterfragt werden, wie staatliche Ebenen Kommunen wieder mehr organisatorische Freiräume verschaffen können. Etwa durch Vereinfachung oder die Bündelung bestimmter Aufgaben auf Landes- oder Bundesebene.

Wenn Staatsmodernisierung künftig mehr sein soll als ein wiederkehrendes Thema in Talkshows und Nachrichtenpodcasts, dann sollten wir stärker darüber sprechen, wie Verwaltung organisatorisch überhaupt wieder handlungsfähiger werden kann. Vielerorts entstehen in Kommunen bereits praktische Antworten auf diese Frage – Erfahrungen, von denen auch Bund und Länder stärker lernen könnten. Der Staat modernisiert sich nicht zwischen Tür und Tagesgeschäft.

Lena Sargalski arbeitet als Chief Digital Officer (CDO) bei der Stadtverwaltung Bad Salzuflen in Ostwestfalen-Lippe. Seit Januar 2024 leitet sie den Stab Strategie, Innovation und Digitalisierung. Neben den Aufgabenbereichen Strategieentwicklung, interne Digitalisierung und interkommunale Zusammenarbeit liegt ein Fokus auf der aktiven Ausgestaltung des digitalen Wandels in der Stadtgesellschaft. Von ihr zuletzt in dieser Rubrik erschienen: „Was der aktuellen KI-Debatte wirklich fehlt“