Öffentliche Vergabe : Dem Staat gehen die Bieter aus – KI könnte Abhilfe schaffen

Der öffentliche Einkauf in Europa hat ein strukturelles Wettbewerbsproblem. Nach dem Sonderbericht des Europäischen Rechnungshofs wurden zuletzt 42 Prozent aller Aufträge in Verfahren vergeben, an denen nur ein einziges Unternehmen teilnahm, doppelt so viele wie noch 2011. Die Zahl der Angebote pro Verfahren hat sich im selben Zeitraum von etwa sechs auf drei halbiert.

Wo kein Wettbewerb stattfindet, zahlt der Steuerzahler zu viel: Bieter ziehen sich wegen steigender Komplexität zurück, Beschaffer finden zu wenige Anbieter und decken ihren Bedarf schlechter. Der öffentliche Einkauf braucht eine Grundsanierung.

Warum sich der Mittelstand fernhält

Die Zugangshürden beginnen lange vor dem ersten Angebot. In Deutschland existieren über 600 Vergabeplattformen, gut 100 davon mit nennenswerter Aktivität. Wer alle relevanten Ausschreibungen finden will, muss dutzende Portale mit oft schwachen Suchfunktionen parallel beobachten. Allein die Sichtung der Unterlagen, um zu entscheiden, ob eine Vergabe überhaupt relevant ist, kostet Teams teilweise Tage. Danach folgen Eignungsnachweise, repetitive Formulare, Konzepte, Bieterfragen und Lebensläufe, ohne dass das Unternehmen weiß, ob es eine realistische Gewinnchance hat.

Das Institut für Mittelstandsforschung beziffert die Kosten je Ausschreibung für die kleinsten Bauunternehmen auf rund 3.000 Euro, nach unserer Praxiserfahrung bei komplexen IT-Vergaben teilweise bis zu 100.000 Euro, deutlich mehr als bei größeren Betrieben mit eingespielten Routinen.

In der Praxis bindet eine ernsthafte Teilnahme am öffentlichen Markt ein bis zwei Vollzeitkräfte plus Zuarbeit aus Vertrieb und Fachbereichen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein erhebliches Vorab-Investment mit ungewissem Ausgang. Auch weil sie gegen Vertriebs- und Public-Sector-Teams von Konzernen antreten, die jahrelange Kundenbeziehungen mitbringen und Ausschreibungen nicht selten schon im Vorfeld auf sich zugeschnitten haben. Das Ergebnis ist eine systematische Selbstselektion: Der Mittelstand bleibt dem Markt fern, der Wettbewerb stirbt leise.

Der alte Wettbewerbsvorteil der Konzerne zerfällt

Vor dem KI-Zeitalter bestand der Vorsprung großer Anbieter vor allem aus Prozess und Personal: eingespielte Bid-Teams, die Vergabeunterlagen sauber und schnell aufbereiten. Genau dieser Vorsprung verfällt gerade, weil KI die Aufbereitung von Unterlagen radikal vereinfacht. Die Reaktion darauf lässt sich beobachten: Alles, was der Ausschreibung vorgelagert ist, wird wichtiger. Anforderungen werden verschärft und enger zugeschnitten, etwa über Mindestumsätze, Zertifikate oder Mitarbeiterzahlen, um Wettbewerb gezielt auszuschließen.

Das erzeugt Gegendruck: mehr Bieterfragen, mehr Rügen, mit denen Anforderungen abgeschwächt oder Verfahren gekippt werden sollen. Viele Unternehmen sind damit überfordert, weil sie weder das Instrument der Bieterfrage kennen noch vergaberechtliche Unterstützung haben.

Hier liegt die eigentliche Chance der Technologie: KI kann diese Komplexität beherrschbar machen: Vergabeunterlagen analysieren, kritische Anforderungen erkennen und gezielte Maßnahmen vorschlagen. Das bringt Dynamik in lange einseitige Verfahren und mehr Wettbewerb, den beide Seiten bereits spüren.

Was Vergabedigitalisierung praktisch bedeutet

Auf Bieterseite senken professionelle Teams mit KI-Werkzeugen, ob am Markt gekauft oder selbst gebaut, ihre Kosten pro Vergabe bei Analyse, Konzepten und Bieterfragen deutlich, in unserer Praxis um 40 bis 70 Prozent der Bearbeitungszeit. Damit verschiebt sich der Wettbewerb nach vorn: Wer war bei der Markterkundung dabei? Kennt man den Auftraggeber? Erkennt man Signale im öffentlichen Sektor früh genug? In unserer Kundenbefragung geben rund 30 Prozent der Bieter an, nur noch an Ausschreibungen teilzunehmen, wenn es vorher Kundenkontakt gab, als feste Policy. Die Teilnahme wird also einfacher, aber nicht, weil die Vergabeseite ihre Bedingungen vereinfacht, sondern weil KI so schnell besser wird, dass Angebote schneller entstehen.

Auf Vergabeseite kommt genau das an: In technologieaffinen Branchen steigt die Zahl der Angebote spürbar, und mancher Beschaffer ist sichtlich genervt von KI-generierten Bieterfragen und Konzepten. Einige Vergabestellen rücken bereits von Konzepten als Bewertungskriterium im Teilnahmeantrag ab und verlagern sie in die Angebotsphase. Dabei gilt: Ein gutes Konzept bleibt ein gutes Konzept, wenn Anforderungen erfüllt sind und Referenzen vorliegen, egal ob KI mitgeschrieben hat.

Unvermeidbar ist aber, dass Vergabestellen selbst KI für die Auswertung beschaffen müssen, um die wachsende Angebotsflut zu bewältigen. Bund und Länder haben das erkannt und erproben den KI-Einsatz in Vergabeverfahren im Rahmen der Modernisierungsagenda bis Ende 2026.

Wenn Agenten mit Agenten verhandeln

Bleibt die Frage, die uns Kunden immer öfter stellen: Verhandelt irgendwann ein Agent der Vergabestelle direkt mit einem Agenten des Bieters? Die provokante Antwort: Ja. Die ehrlichere: Es wird kommen, es wird dauern, und es wird anders aussehen, als wir denken.

Die Schlagzeile vom Deal zwischen zwei Maschinen klingt dramatischer, als die Realität sein wird. In einigen Jahren heißt das Modell Mensch plus KI: Maschinen bereiten Entscheidungen vor, prüfen Anforderungen und Marktlagen, Menschen entscheiden, nur besser informiert und rationaler als heute.

Wer den öffentlichen Einkauf sanieren will, sollte deshalb nicht auf die perfekte Regulierung warten, sondern den Zugang auf beiden Seiten radikal vereinfachen. Der Wettbewerb kommt dann von selbst zurück.

Alexander Kohler ist Gründer und CEO von Bidfix in München. Mit seinem Team entwickelt er eine KI-Software für öffentliche Ausschreibungen, die Unternehmen über den gesamten Vergabeprozess unterstützt.