Work-and-Stay-Agentur : Deutschlands Chance im internationalen Wettbewerb um Fachkräfte

Deutschland steht vor einer demografischen Zäsur – und vor einer wirtschaftlichen. Mit dem Renteneintritt der Babyboomer und anhaltend niedrigen Geburtenraten verliert der Arbeitsmarkt in den kommenden Jahren Millionen Arbeitskräfte. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat berechnet, dass eine jährliche Nettozuwanderung von rund 400.000 Personen nötig wäre, um das Arbeitskräfteangebot bis 2060 konstant zu halten. Schon heute ist die Lücke teuer: Laut dem Fachkräftereport der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) kostet der Fachkräftemangel die deutsche Wirtschaft über 90 Milliarden Euro pro Jahr, und jeder zweite Betrieb kann offene Stellen nicht mehr vollständig besetzen. Im IAB-Betriebspanel berichten inzwischen 84 Prozent der Betriebe von Schwierigkeiten, geeignetes Personal zu finden – über alle Branchen hinweg ist dies das am häufigsten genannte Hemmnis. 

Wer Wohlstand, Innovationskraft und die Tragfähigkeit der Renten- und Gesundheitssysteme sichern will, kommt also an internationaler Erwerbszuwanderung nicht vorbei.  Das ist nicht neu.  Genau hier setzt die Work-and-Stay-Agentur (WSA) an, deren Eckpunkte das Bundeskabinett im November 2025 beschlossen hat: eine zentrale, digitale Plattform, die die bislang auf viele Behörden verteilten Verfahren der Fachkräfteeinwanderung bündeln, beschleunigen und entbürokratisieren soll. 

WSA – Große Chance oder Luftnummer?

Die Vorteile einer solchen Plattform liegen auf der Hand: Statt sich durch vielfältige Zuständigkeiten zu arbeiten, sollen Fachkräfte ihre Unterlagen künftig nur noch einmal einreichen („Once-Only“), den Bearbeitungsstand jederzeit online einsehen und mit einer einzigen Anlaufstelle kommunizieren können. Auch Arbeitgeber erhalten über einen Zugang zur WSA mehr Transparenz, etwa über fehlende Dokumente und einzuhaltende Fristen. Erfasst werden sollen Erwerbs-, Ausbildungs- und Studienmigration gleichermaßen. 

Gerade die Transparenz ist der Punkt, an dem sich heute vieles entscheidet. Fachkräfte, die nach Deutschland eingewandert sind, bemängeln neben der Dauer insbesondere die fehlende Nachvollziehbarkeit. In einer internen Accenture-Umfrage bringt es eine Kollegin auf den Punkt: „Nach der Antragstellung ist das Verfahren eine totale Black Box.“ Genau dieses Gefühl, in einer Black Box zu verschwinden, soll die WSA beseitigen. Ob daraus ein echter Hebel wird oder eine gut gemeinte Luftnummer, entscheidet sich allerdings nicht am Konzept, sondern an der Umsetzung. 

Der Wettbewerb um Talente ist längst global 

Deutschland konkurriert schon länger mit anderen Industriestaaten um dieselben Menschen – und schneidet bislang nur mittelmäßig ab. In den OECD-Indikatoren zur Attraktivität für hochqualifizierte Fachkräfte liegt Deutschland auf Platz 15 von 38, hinter Ländern wie Schweden, der Schweiz und Kanada. Dabei haben andere längst vorgemacht, wie es geht. Kanada steuert seine Erwerbszuwanderung seit Jahren über das vollständig digitale System „Express Entry“, das rund 80 Prozent der Anträge in sechs Monaten oder weniger bearbeitet. Finnland lässt über das Onlineportal „Enter Finland“ Anträge teils automatisiert entscheiden: Fachkräfte erhalten im Schnellverfahren binnen weniger Wochen Klarheit. Die Beispiele zeigen, was mit schlanken Prozessen und durchgängiger Digitalisierung möglich ist. 

Warum die Technologie nicht das Problem ist 

Dass die Integration der heterogenen IT-Landschaft von Bund, Ländern und Kommunen lange als kaum lösbar galt, ist kein Geheimnis. Doch das hat sich geändert. Moderne Integrationslösungen, wie Fit-Connect und Noots – alles Teile des Deutschland-Stacks – und der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz machen es deutlich einfacher, bestehende Fachverfahren zu verbinden, ohne sie vollständig ersetzen zu müssen. Etablierte Standards wie XÖV, das Rahmenwerk für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung, sorgen dafür, dass Systeme über föderale Grenzen hinweg zusammenarbeiten können. Mit der Eudi-Wallet, die alle EU-Staaten bis Ende 2026 bereitstellen müssen, entsteht zudem ein sicherer, europaweit anerkannter digitaler Zugang – ein natürlicher Ankerpunkt für Identität und Nachweise im WSA-Prozess. Auch wenn es noch einiges zu tun gibt: Technisch lässt sich sowohl eine zentrale als auch eine dezentrale souveräne Lösung gestalten. Die Herausforderung liegt also nicht in der technologischen Machbarkeit.

Welche Faktoren für den Erfolg entscheidend sind 

Aus unserer Projekterfahrung entscheiden fünf Faktoren über Erfolg oder Scheitern eines Vorhabens dieser Größenordnung. Erstens Nutzerzentrierung: Die Plattform muss für Fachkräfte, Arbeitgeber und Sachbearbeitung gleichermaßen einfach sein. Sie muss auf individuelle Punkte flexibel eingehen können, ohne nur starr einem rigiden Antragsprozess zu folgen. Zweitens eine klare Governance mit eindeutigen Verantwortlichkeiten über Häuser-, Ressort- und Ebenengrenzen hinweg. Drittens ein konsequenter Ende-zu-Ende-Blick, in dem die WSA-Plattform als Orchestrator den gesamten Prozess steuert – ohne in die Technologien und Aufgabenbereiche der beteiligten Behörden einzugreifen. Viertens der Einsatz der genannten Standards und die Ertüchtigung der einzelnen Verfahrensschritte innerhalb der Behörden. Und fünftens der Fokus auf eine digitale Willkommens- und Bleibekultur, die über den Tag der Einreise hinausreicht. Die WSA darf deshalb nicht als ein reines IT-Projekt, sondern als ein Betriebsmodell für die Fachkräfteeinwanderung verstanden werden.

Wer Fachkräfte mühsam gewinnt, muss sie auch halten 

Als internationaler Arbeitgeber berichten wir aus eigener Erfahrung: Eine Fachkraft aus dem Ausland zu gewinnen, ist aufwendig und teuer – von der Ansprache über die Anerkennung der Qualifikationen bis zum Visum. Dieser Aufwand rechnet sich nur, wenn die Menschen auch bleiben. Eine Agentur, die allein die Einreise beschleunigt, greift deshalb zu kurz. Entscheidend ist der gesamte Weg: ankommen, Fuß fassen, sich willkommen fühlen – und sich dauerhaft für ein Leben in Deutschland entscheiden. „Work“ und „Stay“ gehören deshalb unweigerlich zusammen. Dafür braucht es eine echte Willkommenskultur mit Prozessen, die das Bleiben für Zuwanderer attraktiv machen.

Wenn nicht jetzt, wann dann? 

Digitalisierung allein genügt nicht – das hat der Nationale Normenkontrollrat zu Recht angemahnt. Die Prozesskette der Einwanderung muss als Ganzes betrachtet und vereinfacht werden; betroffene Verfahren müssen tatsächlich gebündelt werden. Die Technik steht bereit, die Vorbilder existieren, der Bedarf ist unbestritten. Ob die Work-and-Stay-Agentur zum Wendepunkt wird oder zur verpassten Chance, hängt nicht an der Machbarkeit, sondern am politischen Willen, sie konsequent und nutzerzentriert umzusetzen. Der richtige Zeitpunkt dafür ist jetzt.

Der Standpunkt wurde von der Arbeitsgruppe Work & Stay bei Accenture Deutschland verfasst. Die Autor:innen sind Henri Souchon, Managing Director im Bereich Öffentlicher Verwaltung, Lorenz Vierecke, Associate Director Accenture Song, Magdalena Brämswig-Cohen, Senior Managerin im Bereich Öffentlicher Verwaltung und Martin Margraf, Manager im Bereich Öffentlicher Verwaltung.