„Work and Stay“-Agentur : Warum Aufgabenneuordnung und digitale Plattform zusammengedacht werden müssen

Wenn Deutschland seinen Wohlstand sichern will, sind wir auf die Einwanderung Hunderttausender qualifizierter Arbeitskräfte angewiesen – jedes Jahr. Und auf Verwaltungsprozesse, die das schnell und verlässlich ermöglichen.

Deutschland konkurriert mit attraktiven Industrieländern wie Kanada, Großbritannien, der Schweiz oder Australien um die besten Talente weltweit. Um da mitzuhalten, brauchen wir eine Vision, die darüber hinausgeht, Fachkräfte nur anzuwerben. Wir müssen Fachkräfte langfristig in Deutschland halten. Erwerbsmigration sollte daher als Gesamtprozess betrachtet werden: von der Anwerbung über Visa, Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel bis zum Wechsel des Arbeitgebers und langfristige Perspektiven für Familienangehörige.

Erwerbsmigration als Service des Staates

All diese Verfahren sollte der Staat als Service verstehen und zwar Ende-zu-Ende, vom Erstkontakt bis zur erfolgreichen Integration. Für Arbeitgeber und Fachkräfte zählen hier Einfachheit, Planbarkeit und Geschwindigkeit.

Mit der im Koalitionsvertrag verankerten „Work and Stay“-Agentur und den von der Bundesregierung vorgelegten Eckpunkten für eine solche Agentur ist das politische Ziel klar: einfache und effiziente Verfahren, um qualifizierte Einwanderung zu steigern und damit einen Beitrag zur Fachkräftesicherung zu leisten. Auch Bund und Länder haben sich im Rahmen der Föderalen Modernisierungsagenda gemeinsam dazu bekannt, Verfahren zu verbessern und eine „Work and Stay“-Agentur einzurichten. Entscheidend ist nun, dass dieses Ziel nicht nur auf dem Papier existiert, sondern mutig und zügig umgesetzt wird.

Digitale Oberfläche ohne echten Fortschritt?

Am Freitag endete das Konsultationsverfahren der Bundesregierung zur Frage, wie die „Work and Stay“-Agentur ausgestaltet werden sollte. Zur Diskussion stehen vier Ansätze. Gemeinsam ist ihnen, dass die Verfahren optimiert und eine digitale Plattform geschaffen werden soll. Sie unterscheiden sich im Kern darin, wie stark die Zuständigkeiten neu organisiert werden. Während in einem Fall die Bearbeitung von Erst- und Folgeaufenthaltstiteln wie bisher bei den Ausländerbehörden erfolgt, sehen zwei Ansätze eine teilweise Bündelung auf Bundesebene vor. Für die Erteilungsverfahren ist ein Roll-Out des Antragsportals „Serviceportal Migration Deutschland“ (SMD) vorgesehen. Die vierte Variante beschreibt eine umfassende Bündelung auf Bundesebene.

Auf den ersten Blick wirkt eine primär technische Lösung ohne strukturelle Reformen politisch leichter durchsetzbar und schneller umsetzbar. Aus unserer Erfahrung wissen wir aber: Ein solches Vorgehen führt zu einer kaum steuerbaren Komplexität. Die Anbindung zahlreicher unterschiedlicher IT-Systeme, insbesondere der mehr als 500 kommunalen Ausländerbehörden, erfordert aufwendige und teure Schnittstellen. Eine zentrale digitale Plattform über diese fragmentierte IT-Landschaft hinweg aufzubauen, wäre nicht nur technisch und organisatorisch aufwendig, sondern auch mit hohen Kosten verbunden.

Zudem würden zentrale organisatorische Probleme fortbestehen: Zuständigkeiten blieben auf viele Behörden verteilt, die Verfahren fragmentiert und Recht würde weiterhin sehr unterschiedlich ausgelegt werden. Die digitale Oberfläche überdeckt damit nur ein weiterhin schwerfälliges analoges System. Echte Verbesserungen für Fachkräfte und Unternehmen werden so kaum erreicht.

Bündelung, Vereinfachung und Digitalisierung zusammendenken

Wir sind überzeugt: Wirksam und wirtschaftlich wird die „Work and Stay“-Agentur nur, wenn Digitalisierung mit einfacheren Prozessen und einer umfassenden organisatorischen Bündelung zusammengedacht wird. Damit kann nur der vierte Ansatz, der vorsieht, alle befristeten Aufenthaltstitel im Bereich Bildung und Arbeit beim Bund zu zentralisieren, für spürbare Verbesserungen und eine echte Modernisierung sorgen.

Um das zu erreichen, braucht es keine neue Behörde. Aber zentrale Prozesse sollten auf Bundesebene gebündelt und effizienter gestaltet werden. Hierfür bietet sich insbesondere das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) an, in enger Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit (BA).

Für Fachkräfte entsteht so ein „One Stop Government“: Alle wichtigen Informationen und Verfahrensschritte werden in der „Work and Stay“-Agentur zusammengeführt, verständlich aufbereitet und sind jederzeit zugänglich. Arbeitgeber werden stärker in den Prozess eingebunden und können notwendige Informationen liefern und abrufen. Im Hintergrund bearbeiten spezialisierte Verwaltungsmitarbeitende auf Bundesebene voll digital und effizient Anträge für Visa, Aufenthaltstitel und die Zulassung zum Arbeitsmarkt in einer echten Ende-zu-Ende-Lösung. Die Potenziale von Künstlicher Intelligenz, Automatisierung und moderner Technologie können dabei voll ausgeschöpft werden.

Nach außen tritt die „Work and Stay“-Agentur als Einheit für die Nutzenden auf, nach innen schafft sie Rollenklarheit und stringente Abläufe zwischen den beiden beteiligten Behörden. Das Ergebnis: Bessere Prozesse für Fachkräfte, Unternehmen und Behörden.

Begonnene Zusammenführungen nutzen und erweitern

Die Bündelung der Visabearbeitung beim BfAA wird bereits umgesetzt. Jetzt sollten die zentralen Prozesse im Inland von den Kommunen zum Bund verlagert werden. Dazu gehören die Aufenthaltstitel zu Bildungs- oder Erwerbszwecken sowie die Zustimmung zum Wechsel des Arbeitgebers. Das ist verfassungsrechtlich möglich und organisatorisch sinnvoll. Spezialisierungen, Skaleneffekte und ein einheitlicher Rechtsvollzug können die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzen und die Qualität der Entscheidungen erhöhen. Vor allem ist es für die Nutzenden intuitiv, wenn alles „aus einer Hand“ kommt.

Die Bundesagentur für Arbeit sollte als Teil der „Work and Stay“-Agentur weiterhin für die Zulassung zum Arbeitsmarkt zuständig sein, wo dies rechtlich erforderlich ist. Zumindest übergangsweise kann sie dank ihrer bundesweiten Präsenz Unterstützung vor Ort leisten.

Und auch die Bundesländer behalten Verantwortung. Die Zentralstellen der Länder für beschleunigte Fachkräfteverfahren haben nachweislich Erfolge erzielt. Ihr Aufgabenbereich deckt jedoch nur einen kleinen Teil der Verfahren ab. Die „Work and Stay“-Agentur kann hier sinnvoll ergänzen und für durchgängige, digitale Verfahren sorgen.

Ein Beispiel für echte Staatsmodernisierung

Richtig ausgestaltet, kann die „Work and Stay“-Agentur zu einem wichtigen Beispiel für Staatsmodernisierung werden. Sie zeigt, wie der Staat durch Digitalisierung und organisatorische Klarheit besser und weniger bürokratisch werden kann. Kommunen werden entlastet und können sich stärker auf Integration und Fluchtmigration konzentrieren. Unternehmen gewinnen Planungssicherheit. Und die Menschen erleben einen funktionierenden Staat in ihrer neuen Heimat – vom ersten Antrag bis zur langfristigen Perspektive.

Christina Rieke Lang ist Gründerin und CEO des Digital Service des Bundes. Zuvor arbeitete sie im Auswärtigen Amt im Bereich Digitalisierung und als Strategieberaterin bei McKinsey & Company. Sie ist Juristin mit einem Master in Management der London Business School.

Philip von Haehling ist Geschäftsführer der PD – Berater der öffentlichen Hand, der öffentlichen Inhouse-Beratung. Zuvor leitete er den öffentlichen Sektor bei Amazon Web Services in Zentraleuropa und Irland. Der Jurist war viele Jahre bei Kienbaum und Accenture als Berater für die öffentliche Verwaltung tätig, zuletzt als Managing Director und Partner.