Microsoft's verborgene Kostenfalle : Informationsasymmetrie im Cloud-Markt

Aktuell wird in Deutschland viel über digitale Souveränität diskutiert. Immer wieder fällt dabei das Licht auf Cloud-Schwergewicht Microsoft. Nach dem Vorstoß des Landes Schleswig-Holstein denkt nun auch das Bundesdigitalministerium über einen Abschied von Microsoft-Programmen nach. Am prominentesten ist dabei die Sorge, dass die US-Regierung im Zweifelsfall auf Daten zugreifen könnte oder Möglichkeiten hat, Nutzer von ihrer digitalen Infrastruktur abzuschneiden. Beispielgebend ist hier der Fall Karim Khan, Chefankläger des Internationalen Strafgerichtshofes, dessen Microsoft-Konto von Präsident Trump durch US-Sanktionen gesperrt wurde.

Daneben stehen zudem die technischen Abhängigkeiten im Vordergrund. Beispielsweise die eingebauten „Vendor-Lock-in“-Effekte, also die verhinderte Interoperabilität mit Produkten anderer Digital-Dienstleister. Weniger häufig wird jedoch eine andere Dimension der Abhängigkeit ausgeleuchtet: die Informationshoheit zu Marktdynamiken und Bepreisung für die Erbringung von IT-Dienstleistungen in deutschen Behörden und Unternehmen, die bei Microsoft liegt. Während der Konzern aus Redmond damit einsehen kann, wie viel die Behörden oder Unternehmen für bestimmte Leistungen ausgeben oder bereit sind auszugeben, haben die Kunden selbst wenig Einblick, wie viel andere Organisationen in ähnliche IT-Dienstleistungen stecken.

Verunmöglichte Kostenvergleiche

Das zeigte sich auch in unserer Studie „Fair Software Licensing & Cloud in öffentlichen Unternehmen“ des Zentrums für Nachhaltige Transformation (ZNT). Wir befragten IT-Leiter aus kommunalen und öffentlichen Unternehmen zu ihren Herausforderungen bei der Beschaffung und Unterhaltung von Cloud- und anderer IT-Infrastruktur. Microsoft Azure hielt dabei unter den genutzten Cloud-Infrastrukturen mit 64 Prozent den einsamen Spitzenplatz, AWS belegt mit gerade mal 14 Prozent den zweiten Rang. In diesem Kontext wünschen sich viele IT-Leiter klarere Informationen über die Preise, die Preisentwicklung und mehr Klarheit bei der Beschreibung der Leistungspakete. Über ein Viertel beklagte einen Mangel an Transparenz und Vertraulichkeits-Klauseln in ihren Softwareverträgen, die einen Kostenvergleich mit anderen öffentlichen Unternehmen verhindern.

Mehr noch: In den Studieninterviews wurden häufig Sorgen vor einer Vergeltung beim Einfordern von Preistransparenz geäußert. Wer zu viel Transparenz oder gar Vergleichbarkeit zu anderen Unternehmen einfordere, müsse im Zweifelsfall mit unangemeldeten Kontrollen durch den Softwareprovider rechnen. Das zeigt, wie stark Microsoft von dieser ungleichen Informationsasymmetrie finanziell profitiert und wie aggressiv sie diese Position verteidigen. Daneben ist die Datenlage zu Kostenstrukturen in Behörden auf kommunaler und Landesebene dünn. Die letzte Abfrage des BMI aus dem Jahr 2019 ergab, dass 96 Prozent aller deutschen Behörden Microsoft-Programme nutzen. Es steht zu befürchten, dass Microsoft sich auch hier mit ähnlichen Strategien einen Vorteil verschafft.

Mit dieser Kombination aus technischen Abhängigkeiten und Preisintransparenzen schwächt man auf Kundenseite das, was man in der Verhandlungsstrategie BATNA nennt – „Best Alternative To a Negotiated Agreement“: Das Nutzen von Alternativen wird behindert und Kunden haben kaum Kenntnis zu üblichen Marktpreisen, auf denen sie ihre Verhandlungstaktik aufbauen können. Das kostet Unternehmen sowie Behörden Mehrkosten und Steuergelder in Millionen-, wenn nicht Milliardenhöhe. Diesen Hebel besitzt Microsoft exklusiv. Denn selbst die anderen großen US-Hyperscaler wie Google Cloud und AWS besitzen im öffentlichen Sektor nicht den Marktanteil, um solche Größeneffekte auszunutzen.

Eine Datengrundlage gegen die Machtasymmetrie schaffen

Wie stark diese Dominanz ist, zeigte jüngst eine EU-übergreifende Studie der Open Cloud Coalition für den öffentlichen Sektor: Sie erfassen den Anteil von Microsoft mit bis zu 90 Prozent bei Bürosoftware und 84 Prozent für Kollaborations-Software. Microsoft tut damit, was für ein betriebswirtschaftlich geführtes Privatunternehmen verständlich ist und erhöht die Kosten über die Schmerzgrenze hinaus. Entsprechend hat der Bund 2017 noch 74 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen ausgegeben und 2024 waren es bereits 204,5 Millionen. Dasselbe Bild zeigt sich bei Unternehmen, die zwischen 2022 und 2025 mit kumulierten Preissteigerungen von 40 bis 70 Prozent für bestimmte Produkte konfrontiert wurden.

Vor diesem Hintergrund dürfen sich Unternehmen und vor allem Behörden nicht weiter zum Spielball von Microsoft machen lassen. Es braucht Wahlfreiheit und Interoperabilität, um für individuelle Digitaldienste mit dem Hyperscaler oder lokalen Anbieter zu kooperieren, der für eine Aufgabe die innovativste, passgenaueste und eben auch kosteneffizienteste Lösung anbietet. Doch diese Transformationsprozesse benötigen Zeit. Ein Hebel, der parallel schon mittelfristig finanzielle Erleichterung bringen würde, ist ein Ende der Vertraulichkeitsklauseln in den Verträgen und das Aufweichen der vorherrschenden Preisintransparenz. Wie das beispielsweise auf Seiten der öffentlichen Unternehmen klappen könnte, zeigt uns das kürzlich verabschiedete SAMOSA-Gesetz („Strengthening Agency Management and Oversight of Software Assets“) in den USA. Mit ihm werden öffentlich geförderte Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichtet, Software-Management-Audits durchzuführen, um versteckte Kosten aufzudecken. Und auch auf Seiten der Behörden ist es denkbar, ein einheitliches Monitoring-Tool in den Vertragsverhandlungen zu fordern, das Lizenzkosten dokumentiert.

Mit diesen Instrumenten würde eine dringend benötigte Datengrundlage geschaffen, die bei Kooperation der IT-Beschaffer auf den verschiedenen Ebenen der öffentlichen Verwaltung die Informationsasymmetrie gegenüber Microsoft verringert – ein erster effektiver Schritt, um die Kostenspirale gen Redmond zu stoppen.

Torsten Oltmanns ist Professor für Wirtschaftspolitik an der Quadriga Hochschule in Berlin sowie Honorarprofessor an der Universität Innsbruck. Gemeinsam mit der Quadriga Hochschule hat er das „Zentrum Nachhaltige Transformation“ in Berlin gegründet, das als Think Tank und Beratung Unternehmen und Verbände bei der Transformation von Strategie und Prozessen unterstützt. Oltmanns ist ausgebildeter Journalist, hat in der Politik und bei verschiedenen internationalen Beratungen sowie im BMVG und bei Haniel & Cie große Veränderungsprojekte gemanaged.