Die Coronakrise stellt Bund, Länder und Kommunen vor große Herausforderungen. Bei fast allen Aktivitäten ist der Einsatz von IT-Systemen oder Digitaltechnik eine unabdingbare Voraussetzung, um schnell agieren zu können und handlungsfähig zu bleiben. In München steht man durch die Oberbürgermeister-Stichwahl Ende März, die ausschließlich per Briefwahl stattfindet, vor einer zusätzlichen großen Herausforderung in Krisenzeiten.
Und es wird klar: Es zahlt sich in der Krisensituation mehrfach aus, dass München schon länger umfassend in moderne IT-Technologie investiert hat. Trotz Corona konnte bereits der erste Durchgang der Kommunalwahlen in München durch den Einsatz von digitalen Wahlkoffern und leistungsfähigen IT-Lösungen zur Unterstützung der Wahlhelfer problemlos durchgeführt werden, auch wenn kurzfristig personelle Ausfälle zu verzeichnen waren und damit neues Personal hinzugezogen und eingewiesen werden musste.
Schneller Austausch ohne komplizierte Mailkommunikation
Möglich war dies durch den Einsatz vieler IT-Systeme zur Unterstützung der Wahldurchführung sowie einer Online-Koordination durch den Einsatz von Stashcat als Messenger-Plattform in IT und Kreisverwaltungsreferat (KVR), um über einen schnellen, unkomplizierten Austausch über eine Chat-Kommunikation zu verfügen. Somit war die IT in der Lage ohne komplizierte Mailkommunikation größere Gruppen zu informieren beziehungsweise Informationen schnell abzufragen. Für die oft vor Ort erforderliche Ad-hoc-Koordination eine wertvolle Unterstützung.
Am 29. März kommt es nun zu einer Stichwahl für den Oberbürgermeister, abgestimmt werden darf nur per Briefwahl, eine bisher noch nicht dagewesene Herausforderung. Ohne den nochmaligen Einsatz von digitalen Wahlsystemen in München wäre eine solche Aufgabe nur schwer zu meistern.
Eine große Digitalabteilung zahlt sich aus
Die Münchner IT umfasst rund 1.000 Menschen, die direkt in
technischen Themenfeldern arbeiten. Neben der klassischen IT-Versorgung der
Verwaltung ist sie auch mit der Digitalisierung beauftragt und stellt für Sonderthemen
wie zum Beispiel Wahlen digitale Systeme bereit, wie auch für den Stadtrat die technische
Infrastruktur mit mobilen Endgeräten oder Notebooks.
Zur stadtinternen Information des Verwaltungspersonals steht in München ein leistungsfähiges Social Intranet zur Verfügung, weiterhin wird der Messenger-Dienst Stashcat zur Verfügung gestellt, der gerade bei Wahlen oder großen Veranstaltungen enorme Vorteile in einer sicheren Umgebung bietet.
Über das Portal muenchen.digital können sich Bürgerinnen und Bürger aktuell und umfassend zur Digitalisierung in München informieren und in Kürze über einen Digitalradar sogar von mehr Transparenz und Partizipation profitieren.
Doch was kann man aus der aktuellen Krise lernen? Sehr viel, und doch wenig Neues:
- Bürokratie, Formalismus und der Wunsch alles regulieren zu wollen, schränken schon unter normalen Umständen Handlungsmöglichkeiten von Verwaltung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erheblich ein, in komplexen Zeiten oder Krisensituationen kann damit nicht mehr zielführend agiert werden. Zum Erhalt der Leistungsfähigkeit der Verwaltung muss ein Umdenken stattfinden und eine umfassende Reform zur (digitalen) Modernisierung bei Bund, Ländern und Kommunen begonnen werden.
- Größere Investitionen in IT wie auch digitale Technologien geben öffentlichen Institutionen die Möglichkeit schneller Informationen aufzunehmen, auszuwerten und daraus bessere Entscheidungen zu treffen. In Deutschland und Europa muss mehr in IT, Technologie, Digitalisierung, KI und Analytics investiert werden.
- Umfassende Notfallpläne müssen wieder ernst genommen und mehr in Infrastruktur investiert werden, die auch der Sicherheit und dem Allgemeinwohl dienen. Hier kann die Digitalisierung riesige Mehrwerte bieten und der kommunalen Daseinsvorsorge vielfältige Chancen eröffnen.
- Eine Welt, die immer stärker global vernetzt ist, erfordert zukünftig andere Mechanismen und schnellere Entscheidungen. Menschen müssen jederzeit sicher erreicht und informiert werden können. Mobile Endgeräte wie etwa Handys mit sicheren Zugriffsmöglichkeiten auf interne Informationen müssen auch im öffentlichen Sektor umfassend zur Verfügung gestellt werden. Die daraus resultierenden Mehrwerte überwiegen die Kosten bei weitem.
- Soziale Medien sind auch in Zukunft für öffentliche Institutionen Pflicht. Hier können die Menschen neben den bisherigen Quellen schnell informiert und angeleitet werden. Ein Rückzug von Behörden aus den sozialen Medien, wie in einigen Bundesländern diskutiert, wäre nicht nur im Sinne einer Handlungsfähigkeit ein erheblicher Rückschritt.
- IT-Systeme und digitale Technik erhöhen die Leistungsfähigkeit einer öffentlichen Institution und deren Führung enorm. Mobile Endgeräte, auf denen Mail, Kalender, Intranet oder auch eine sichere Messenger-Kommunikation zur Verfügung stehen, sollten Standard werden.
- Homeoffice-Lösungen beziehungsweise Remote-Arbeiten müssen auch für öffentliche Beschäftige, soweit dies die Funktion zulässt, umfassend eingeführt werden. So ist eine Kommune oder Behörde in der Lage bei Krisen umfassend handlungsfähig zu bleiben. Dass damit auch die Mitarbeiterbindung gestärkt wird und wieder attraktive Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst entstehen, ist als zusätzliche Wirkung ebenfalls nicht zu unterschätzen.
- Öffentliche Institutionen müssen verstärkt in Cloud-Lösungen investieren, dazu müssen jedoch gesetzliche Vorgaben angepasst werden. Heute stellt sich die Situation so dar, dass Kommunen verstärkt aufgefordert werden, moderne Dienstleistungen anzubieten (wie beim Onlinezugangsgesetz), aber weder Bund noch Länder die Initiative zeigen, die notwendige Modernisierung der erforderlichen Rahmenbedingungen anzugehen.
Werden obige Punkte konsequent umgesetzt kann auch zukünftig sichergestellt werden, dass öffentliche Institutionen in allen Lagen handlungsfähig bleiben. Das Beispiel München zeigt, dass durch Digitalisierung vieles, auch in schwierigen Zeiten, besser, einfacher und möglich gemacht werden kann.
Thomas Bönig ist berufsmäßiger Stadtrat, IT Referent sowie Chief Digital Officer (CDO) der Landeshauptstadt München. Zudem ist er erster Werkleiter beim kommunalen IT-Dienstleister it@M und Geschäftsführer der digital@M, der ersten von der öffentlichen Verwaltung gegründeten Digital-Beratungsgesellschaft in Deutschland.
