Digitale Verwaltung : Was die Verwaltung braucht, ist alles schon da!

In den vergangenen 20 bis 30 Jahren kam es dazu, dass viele Grundlagen des Arbeitens in der Wirtschaft nicht den Weg in die Verwaltungen gefunden haben: Projektmanagement, Prozessmanagement, Skalierung von Leistungen, Wissensmanagement aber auch Werkzeuge wie Dokumentenmanagement, Cloudtechnologie, Software-as-a-Service und anderes. All diese Themen sorgen in der Wirtschaft für Effizienzgewinne und Innovation, in der Verwaltung kommen sie viel zu wenig zum Einsatz.

Auf dieser Basis tut sich die Digitalisierung in deutschen Amtsstuben besonders schwer. Zumal in der Verwaltung oft sehr hohe Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit dazu kommen.

Mehr Lösungsorientierung ist gefragt

Hier kommt erschwerend hinzu, dass viele Mitarbeitende in den Verwaltungen bislang keine oder kaum Erfahrungen sammeln konnten, etwa mit digitalen Werkzeugen, die einen Schwerpunkt auf Kollaboration, Kommunikation und Transparenz setzen. Wer noch keine Erfahrungen mit solchen Tools gemacht hat, kann sich die Nutzung und die Vorteile nicht gut vorstellen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass die Kolleg:innen Möglichkeiten bekommen, auf diese Art zu arbeiten, je niedrigschwelliger, je besser.

Die Frage, warum hilfreiche Werkzeuge und Methode so wenig genutzt werden, ist weder leicht zu beantworten noch hilft sie wirklich weiter. Zu viel Leidenschaft ist schon in die Diskussion der Gründe und der Probleme geflossen. Problem talk causes problems, solution talk causes solutions. Der Fokus sollte vielmehr darauf liegen, wie diese Lücke in der Verwaltung rasch geschlossen werden kann.

Bei den digitalen Werkzeugen ist es etwas schwieriger, Dinge auszuprobieren und einzusetzen. Durch kostenlose Test-Accounts ist es oft jedoch auch nicht sonderlich aufwändig. Bei den Methoden ist ein Einsatz noch einfacher.

Projektmanagement, Scrum, Moderation, Wissensmanagement, Design Thinking, OKR, Co-Creation, Lego-Serious-Play und vieles andere mehr: All diese Methoden stehen zur Verfügung, sind gut dokumentiert und absolut bewährt. Sie warten darauf, eingesetzt zu werden. Für erste Schritte existiert heute eine unglaubliche Fülle an Hilfen im Internet, etwa durch Youtube-Tutorials.

Ein möglicher Weg zu innovativen Methoden

Welche Methoden in den Verwaltungen zunächst eingesetzt werden, sollte vor Ort entschieden werden. Die Organisationen wissen selbst am besten, was passen könnte. Es hängt von den jeweiligen Teams, der Arbeitsweise und der Kultur ab. Das Vorgehen kann hierbei meist ähnlich gewählt werden:

• Zunächst geht es darum, interessierte Mitarbeitende zu finden, die bereit sind, sich in die Themen einzuarbeiten. Selbstverständlich kann dies auch mit externer Unterstützung oder komplett durch Dritte geschehen.
• Dann geht es darum, in ersten Schritten konkrete Fragestellungen mit den neuen Methoden zu lösen und so in die Verwaltung Impulse zu geben, wie gearbeitet werden kann. So könnte etwa ein bestehendes Projekt mit Methoden des Scrum angegangen und bearbeitet werden. Eine anstehende Entscheidungsfindung könnte mit Design Thinking bearbeitet werden oder auch mit Lego-Serious-Play.
• Das Erstellen eines Prozessregisters kann einen Überblick und Einblick in die konkrete Arbeit geben. So besteht die Möglichkeit, fokussiert nach eigenen Kriterien die eigene Organisation zu beleuchten: Geht es um Effizienzgewinne? Geht es darum, Möglichkeiten der Digitalisierung herauszuarbeiten? Geht es um einen Gewinn von Transparenz oder Wissensmanagement? Sollen Arbeitsspitzen abgebaut werden? Was ist mit Skalierung?

Mit den gewonnenen Erfahrungen zeigt sich schnell, welche Methoden wo helfen und welcher Nutzen entstehen kann. Durch die Nutzung der Methoden vielleicht gerade auch in Zusammenhang mit digitalen Werkzeugen wird Arbeit transparenter, aber auch verbindlicher. Ein Wiedereinstieg in Projekte gelingt leichter, weitere Teammitglieder finden schneller in die Arbeit.

Nur digitale Prozesse werden KI besser in die Verwaltung bringen

Durch das Teilen von Wissen, das digitale Dokumentieren, die Möglichkeit zur Kollaboration on- und offline wird so schnell eine andere Kultur entstehen, die die Vorteile des New Work in die Verwaltung bringt. Beispielsweise, dass sich die Mitarbeitenden stärker nach Ihren Fähigkeiten und aktuellen Kapazitäten einbringen können, als wenn alle für sich an den Fragen arbeiten.

Das alles fordert auch die Führungskräfte in der Verwaltung. Dies stellt ebenso eine große Herausforderung dar, weil besonders bei den Führungskräften der Anteil der Mitarbeitenden recht hoch ist, die komplett in der Verwaltung sozialisiert wurden. Einflüsse von außerhalb der öffentlichen Hand sind tendenziell selten zu finden. Dies macht es für die Führungskräfte nicht einfacher, sich selbst mit den Themen zu beschäftigen. Auf jeden Fall sollten sie aber eine ermöglichende Haltung einnehmen, ihre Teams bestärken und motivieren, um ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.

Auch der Einsatz von KI wird sich auf dem aktuellen Stand nur sehr schwer in der Verwaltung voranbringen lassen. Wenn wenig Prozessverständnis vorhanden ist, wenige Prozesse digitalisiert sind, wenige moderne Werkzeuge im Einsatz sind, dann ist es schwer möglich, die Vorteile der Künstlichen Intelligenz zur Entfaltung zu bringen.

Auch aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Verwaltungen insgesamt durch den Einsatz solcher Methoden und Werkzeuge vorankommen, um die Anwendung von KI überhaupt erst möglich zu machen. Dass es in den vergangenen Jahren kaum Automatisierung bei der öffentlichen Hand gab, liegt genau an den fehlenden Voraussetzungen, die auch dem Einsatz von KI im Weg stehen werden.

Carsten Gabbert (Bündnis 90/ Die Grünen) ist seit April 2024 Regierungspräsident in Freiburg. Im Januar veröffentlichte Gabbert sein Buch „Was Verwaltung braucht: ist alles schon da!“.