Digitale Verwaltung : Digitale Verwaltung – Raus aus der Lethargie, jetzt!

Unsere Verwaltung steht vor Herausforderungen: Klimawandel, Geopolitik, KI, Personalmangel – und Bürger:innen, die Verwaltung auf Knopfdruck erwarten, aber im Behördendschungel landen. Als IBM begleiten wir die deutsche Verwaltung seit über einem Jahrhundert – unser Engagement begann 1910 mit der Gründung der Dehomag, der Vorgängerorganisation von IBM Deutschland. Seitdem arbeiten wir mit deutschen Institutionen zusammen – von den ersten Standorten in Frankfurt und Hamburg bis zur Eröffnung unseres ersten IBM Quantum Data Centers 2024 in Europa, in Ehningen Jetzt ist es Zeit, gemeinsam das nächste Kapitel aufzuschlagen – digital, resilient, souverän.

Wir bekennen uns zu Deutschland, Europa und ihren Werten – rund um Freiheit, Verantwortung, Nachhaltigkeit und Sicherheit. Mit großen Forschungs- und Entwicklungsstandorten wie dem ersten IBM Quantum Datacenter in Europa, in Ehningen zeigt unsere große Verbundenheit mit dem Standort – etwa, wenn wir durch technologische Innovationen dazu beitragen, dass deutsche Institutionen resilienter, leistungsfähiger und souveräner werden. Aus dieser tiefen Verbundenheit sehen wir uns verpflichtet, unsere Perspektiven auf die digitale Zukunft des Staates einzubringen.

Deutschland, Europa und die Welt stehen vor großen Umbrüchen – manche extern getrieben, andere hausgemacht. Mindestens das nächste Jahrzehnt wird von vier großen D’s geprägt sein: Digitalisierung, Demografie, Dezentralität, und Dekarbonisierung

Wir werden diese lösen müssen, damit unsere Gesellschaft, unsere Wirtschaft und schlussendlich unser Staat bestehen können. Dafür möchte ich Ansätze zum Diskurs bieten.

Digitalisierung – von Pilotinseln zu Plattformen

Teile der Verwaltung haben Digitalisierung verstanden – die Politik oft nicht. Digitalisierung bedeutet nicht, bestehende Gesetze einfach zu elektrifizieren, sondern Prozesse End-to-End digital by design zu denken.

Technologie ist dabei nicht das Problem, die Architektur ist es. Statt Pilotinseln braucht es Plattformdenken: föderale Cloud-Strategien, einheitliche Standards, offene Schnittstellen. Alles beginnt mit vernetzten Daten, modularen Services und Interoperabilität. Technologien wie Cloud, Künstliche Intelligenz (KI) und Decision Automation helfen dann bei der intelligenten Orchestrierung komplexer Verwaltungsprozesse.

Denken wir Verwaltung neu: Wenn Dänemark keine klassischen Briefe mehr zustellt und auf E-Post setzt, dann können wir in Deutschland Formulare abschaffen. Denn wenn Bürger:innen digitale Postfächer haben, muss die Verwaltung in gleicher Weise digital agieren. Wir müssen Verantwortung neu schneiden, dann folgt die Technik. Wo kein Ermessensspielraum existiert, reicht eine Plattform für alle? eine Führerscheinstelle, eine Kindergeldstelle – automatisiert, effizient, nachvollziehbar.

Solche Plattformlösungen sollten strategisch durch das neue Digitalministerium des Bundes vorangetrieben und koordiniert werden – als Motor eines digital effizienten Staates.

Demografie: KI & Automatisierung zur Kompensation des Schocks

Ohne KI-gestützte Assistenzsysteme, automatisierte Prozesse (RPA) und kognitive Services könnte die öffentliche Hand bald nicht mehr fähig sein, den Anforderungen der sich wandelnden Zeit gerecht zu werden. Denn in den nächsten fünf Jahren werden bis zu 30 Prozent der Mitarbeitenden fehlen, davor warnen der Deutsche Gewerkschaftsbund oder das Statische Bundesamt schon länger. Der Gemeindebund warnt sogar vor einem „schleichenden Blackout“.

Ein Bauantrag – beispielsweise - darf kein schwarzes Loch sein. Wenn Bürger:innen nicht auf verständliche, transparente und zeitnahe Verwaltungsprozesse vertrauen können, wie bei Ihren Lieferdiensten – inklusive Status-Updates, klarer Kommunikation und planbarer Abläufe – dann gefährden wir auf Dauer die Legitimität staatlichen Handelns.

Mit erklärbarer KI, eingebettet in verlässliche Governance-Systeme, kann die Verwaltung hochproduktiv, effizient und rechtskonform agieren. Beispiele gibt es: Die Justiz in Baden-Württemberg hat mit KI die Dieselmassenklagen viel effizienter gemacht und damit den Geschädigten und sich selbst geholfen.

Der Einsatz von KI in der Verwaltung muss zur Regel werden und die Politik muss mutig den Weg ebnen. Denn erklärbare, rechtskonforme KI ist kein Risiko, sondern die Voraussetzung für Legitimität in Zeiten schrumpfender Verwaltungskapazität. Wir schlagen konkrete Einsatzfelder vor: Baurecht, spezifische arbeitsintensive Aufgaben im Bereich der Justiz, Transferleistungen – dort, wo Rechtslage klar und Prozesse automatisierbar sind.

Dezentralität und Resilienz: Deutschland kann seine technologische Autonomie ausbauen

Deutschland muss jetzt rasch und entschlossen technologisch souveräner werden – unabhängig in Bezug auf Cloud-Infrastrukturen, KI-Modelle und kritische IT-Systeme. Gleichzeitig braucht der Staat Resilienz gegenüber Cyberrisiken und geopolitischen Abhängigkeiten.

Wir brauchen eine hybride, föderierte IT-Architektur, die Flexibilität, Zusammenarbeit und Schutz vereint. Dezentralisierung ist ein Hebel für Souveränität. Mit souveränen Cloud-Architekturen, Multi-Cloud-Strategien, Open Source, vertrauenswürdigen KI-Plattformen und Zero-Trust-Security-Ansätzen schaffen wir eine widerstandsfähige Verwaltung.

Wir liefern Vorschläge, wie ein föderiertes Betriebsmodell mit Souveränitätsgarantie aussehen kann.

Resilienz beruht auf Entflechtung – das bedeutet architektonische Architekturentscheidungen und die Exzellenz der Lösung selbst – gemessen an höchsten Standards für Qualität, Sicherheit und Transparenz.

Dekarbonisierung - Nachhaltigkeit durch datengetriebene Steuerung

Der ökologische Wandel ist nicht nur eine Frage der Verantwortung, sondern auch der Effizienz. Verwaltungen stehen – wie Unternehmen – unter Druck, Ressourcen zu schonen, Risiken zu minimieren und resilient zu bleiben. Nachhaltigkeit heißt dabei nicht nur weniger CO₂, sondern auch: weniger Verschwendung, bessere Planung, geringere Kosten.

Datenbasierte Wartung mit Sensorik und KI kann schon heute Sicherheit von Brücken und Flughäfen erhöhen, unnötige Eingriffe vermeiden, Material sparen und Lebenszyklen verlängert. Diese drohnen-basierte Inspektionstechnologie wurde auch auf dem Frankfurter Flughafen Fraport pilotiert. Ziel des Projekts war es, Start- und Landebahnen zu inspizieren, um Anomalien zu erkennen und Fremdkörper zu identifizieren - Hindernisse auf der Start- und Landebahn wie Dosen, Flaschen, Abfall oder kleine Metallstücke. Diese Art von smarter Instandhaltung ist kein Zukunftsprojekt, sondern ein konkreter Beitrag zur Klimaneutralität.

Deshalb schlagen wir vor, Effizienz- und Nachhaltigkeitskennzahlen fest im Planungsprozess zu verankern – datenbasiert, automatisiert, wirkungsorientiert.

Zukunftsallianz Staat & Wirtschaft – Umsetzung durch echte Partnerschaften

All diese Imperative erfordern eines: neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Industrie. Der klassische Weg über kurzfristige Beratungsaufträge ohne Verantwortung reicht nicht mehr.

Ein guter Anfang: Der Govtech Campus Deutschland. Hier arbeiten Ministerien, Unternehmen und Start-ups nicht gegeneinander, sondern gemeinsam an skalierbaren Lösungen für den Staat – in Form von Pilotprojekten, Co-Innovation und Wissenstransfer. Genau solche Ökosysteme braucht es, wenn wir erfolgreich werden wollen.

Wir brauchen leistungsverantwortliche Partnerschaften auf Augenhöhe – vergleichbar mit dem BWI „Herkules“-Modell, aber flexibler, innovativer und agiler. Es braucht eine Zukunftsallianz Staat und Wirtschaft. Die Verwaltung behält die Souveränität, die Industrie bringt Umsetzungskraft, Investitionen, Fachwissen und moderne Betriebsmodelle ein – langfristig, transparent und gemeinsam messbar.

Die angesprochenen Herausforderungen der nächsten Jahre sind die grundlegende Digitalisierung der Verwaltung von A-Z, der Einsatz von KI, um dem demografischen Wandel zu begegnen und im gleichen Zuge, Effizienz- und Nachhaltigkeitskennzahlen fest im Planungsprozess zu verankern. Das ist immens, ja, – aber lösbar. Dafür braucht es Mut zur Veränderung, technologieoffenes Denken und Partner, die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen.

Mutige Entscheidungen entstehen nicht im Verwaltungsapparat – sie brauchen entschlossene politische Führung, die über die Zeit der Legislatur hinauswirkt. Wenn Digitalisierung zur Chefsache erklärt wird – wie etwa beim dänischen ‚Digital Government‘ –, dann entsteht Veränderung wie wir sie brauchen. Digitalisierung, Demografiewandel und Dezentralität, und Dekarbonisierung unter einer Zukunftsallianz von Staat und Wirtschaft bringen uns ins nächste Jahrzehnt.

Florian Breger leitet seit Januar 2025 bei IBM das Geschäft mit öffentlichen Kunden im deutschsprachigen Raum. Davor war er als Vice President Government global verantwortlich für die Entwicklung digitaler Kollaborationen mit Regierungsinstitutionen und hatte im Laufe seiner IBM Karriere verschiedene andere Management-Positionen im Unternehmen inne. Er leitete etwa den Geschäftsbereich Verteidigung und den Geschäftsbereich Public Sector in Deutschland. Breger ist diplomierter Wirtschaftswissenschaftler der Hochschule München.