Digitalisierung in Ministerien : Ohne Verständnis der Arbeitsorganisation kein Bürokratieabbau

Deutschland steht vor einem riesigen Bürokratieproblem. Trotz zahlreicher Reformversuche, Digitalisierungsprojekte (zum Beispiel OZG, Registermodernisierung, Deutschland-Stack) und modern klingender Strategiepapiere wächst die Verwaltung weiterhin unaufhaltsam – und mit ihr die bürokratischen Handlungslogiken. Wer Bürokratie wirklich reduzieren will, muss deshalb an der Wurzel beginnen: bei der Arbeit in den Ministerien selbst. Unsere Studie widmet sich der Frage, ob beziehungsweise wie sich ministerielle Arbeit in den vergangenen Jahren mit und ohne IT verändert hat.

Fakt ist: Verbesserte, effizientere Ministerialarbeit ist häufig die Voraussetzung für umfassenden Bürokratieabbau. Unter Bürokratieabbau verstehen wir dabei nicht den Rückbau des Staates, sondern die Reduktion administrativer Lasten und Belastungen („Cutting Red Tape“), um die staatliche Handlungsfähigkeit langfristig zu sichern.

Ministerien sind dabei bisher keine Schlankmacher, sondern tendenziell Zuwachsmaschinen. Vielfach gilt: Jede Reform oder digitale Innovation prallt auf die bestehenden Hierarchien, Ressortgrenzen und formalisierten Abstimmungswege – und wird so oft nur punktuell wirksam und produziert neue bürokratische Strukturen und Regeln. Der Schlüssel, hier tatsächlich Verbesserungen herbeizuführen, liegt darin, die ministerielle Arbeitsrealität zu verstehen: Nur wer die logischen Muster und Routinen der Bürokratie kennt, kann sie gezielt verändern.

Werkzeuge ändern sich, Arbeit und Kultur bleibt

Digitale Tools wie E-Akte, Videokonferenzen oder Kollaborationsplattformen sind längst Teil des Alltags in Ministerien. Auch Methoden wie Scrum oder Design Thinking finden punktuell Anwendung. Doch die klassischen Bürokratie-Strukturen bleiben dominierend: Hierarchien, Ressortdenken und formelle Abstimmungswege geben weiterhin den Takt vor. Neue Tools existieren oft nur parallel zu bestehenden Prozessen – Digitalisierung läuft so entkoppelt von der eigentlichen Arbeit und häufig top-down, das heißt von oben herab durchgedrückt und nicht selten ohne Beteiligung der Beschäftigten.

Das Ergebnis: Eine doppelte Dynamik, die Forscher als „organisationale Ambidextrie“ bezeichnen. Damit ist gemeint, dass Organisationen gleichzeitig effizient und flexibel, sich auf kurz- und langfristige Ziele hin orientieren können, deren Ziele sich aber auch entgegenstehen können. In der Ministerialbürokratie bedeutet das, dass einerseits digitale Arbeitsformen entstehen und andererseits alte bürokratische Strukturen als Rückfalloption bestehen bleiben (sich also kein grundsätzlicher Wandel vollzieht), als so genanntes Damoklesschwert, – stabilisierend, aber innovationshemmend. Zudem zeigt unsere Untersuchung: Neue Tools erzeugen oft Mehrarbeit, statt Erleichterung. Digitalisierung verändert bisher vor allem die Werkzeuge – nicht die Arbeit selbst.

Den Alltag der Beschäftigten ernst nehmen

Um zu verstehen, wie Digitalisierung wirkt, reicht ein Blick auf Strategiepapiere oder Organigramme nicht aus. Wir müssen tiefer gehen: in die Arbeitsrealität von Referent:innen, Legist:innen und Projektmanager:innen. Welche Belastungen entstehen durch neue Tools? Welche Freiräume eröffnen sie? Welche Kompetenzen werden benötigt? Wie ließe sich echte Gestaltung umsetzen? Welche Rolle nehmen Führungskräfte dabei ein? Erst wer diese Ebene ernst nimmt, erkennt, wo und wie Digitalisierung funktioniert – und wo sie an alten Strukturen und Kulturen scheitert. Dieses Wissen braucht es, um praktische Veränderungen auch durchzusetzen.

Arbeitsbezogene Forschung ist überfällig

Deshalb braucht es dringend mehr empirische Forschung direkt zu Arbeitsprozessen und Arbeitsorganisation in Ministerien. Während es zu Produktion, Plattformarbeit oder teilweise zum Verwaltungsvollzug diverse Studien gibt, ist das Feld ministerialer Arbeit nahezu unerschlossen. Die Folge: Digitalisierung, Reformprojekte und Bürokratieabbau laufen oft im Blindflug. Notwendig sind:

• Gezielte Forschungsprogramme zur Digitalisierung ministerieller Arbeit und deren Arbeitsorganisation – interdisziplinär und vom Bund gefördert.
• Arbeitsbezogene Studien, die konkrete Tätigkeitsprofile, Belastungen und Handlungslogiken von Ministerialarbeit erfassen.
• Wissenschaftlich begleitete Pilotprojekte, die neue Arbeitsformen nicht nur technisch, sondern grundlegend auch sozialwissenschaftlich evaluieren.

Fazit

Ministerien sind zentrale Schaltstellen staatlichen Handelns. Wer Staat und Verwaltung modernisieren und Bürokratie in ihrer Wirkung effizienter machen will, muss ihre Arbeitsorganisation im digitalen Zeitalter neu denken. Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern ein Gestaltungsprozess der Arbeitsorganisation.

Ohne Verständnis der ministeriellen Routinen und ihrer tradierten Handlungslogiken bleibt jede Reform Stückwerk – Schaufenstermodernisierung im Schatten der Hierarchie, hinter der sich die alte Bürokratie ungestört weiter fortsetzt. Wer Bürokratie reduzieren will, muss also dort ansetzen, wo sie entsteht: am Arbeitsplatz und den Arbeitsprozessen der Beschäftigten.

Philipp Kuscher ist wissenschaftlicher Projektleiter am Stein-Hardenberg Institut (SHI).

Tino Schuppan ist wissenschaftlicher Direktor am SHI.

Mascha Will-Zocholl ist Professorin für Soziologie der Digitalisierung von Arbeit und Organisation an der Hessischen Hochschule für öffentliches Management und Sicherheit (HöMS). Die gemeinsame Studie wurde bei einer Veranstaltung des Kompetenznetzwerks Digitale Verwaltung (NEGZ) im September vorgestellt.