KI in der Verwaltung : Realität ohne klare Orientierung

In deutschen Behörden ist Künstliche Intelligenz bereits breit im Einsatz. Studien zufolge nutzen heute schon rund 40 Prozent der Mitarbeitenden KI-Technologien. Aber es fehlt an einem Rahmen und an Orientierung für den Einsatz von KI. Die bestehende KI-Strategie des Bundes hat den öffentlichen Sektor weitgehend ausgeklammert. Warum (noch) eine neue Strategie, werden einige jetzt fragen. Die Antwort ist einfach: Ohne eine klare Strategie entstehen gleich mehrere Probleme:

Die gegenwärtige KI-Landschaft der deutschen Verwaltung ist fragmentiert und undurchsichtig. Zahlreiche Initiativen und Projekte laufen nebeneinanderher, von KIPITZ über LLMOIN bis F13, um nur einige wichtige Beispiele zu nennen. Die Datenlabore des Bundes haben ebenfalls eigene KI-Projekte gestartet. Der Marktplatz der KI-Möglichkeiten des BMDS zeigt, wie viele Behörden das Rad immer wieder neu erfinden. Zudem entstehen „Schattenstrukturen“: Mitarbeitende greifen auf frei verfügbare KI-Tools zurück, um ihre Arbeit schneller zu erledigen. Dies ist nach neuesten Umfragen bei bis zu fast der Hälfte der Verwaltungsbeschäftigten bereits der Fall. Das ist zwar pragmatisch, birgt aber Risiken in Bezug auf Datenschutz, Transparenz und Haftung. Außerdem wird das Ziel konterkariert, für europäische und souveräne Lösungen zu sorgen.

Ohne eine klare KI-Strategie ist es aber auch deutlich anspruchsvoller, den notwendigen Haushaltsrahmen zu schaffen, um die notwendigen Investitionen zu tätigen. Derzeit fließt gemäß den Analysen zum Digitalhaushalt nur ein sehr geringer Anteil der staatlichen Digitalausgaben in KI. Und im aktuellen Haushaltsentwurf zeigt sich: Die KI-Mittel sind sogar in vielen Titeln rückläufig.

Ohne Strategie reflektiert man auch zu wenig über Zukunftsthemen: So ist ja absehbar, dass agentische KI die Verwaltung revolutionieren wird. Aber was heißt das genau für uns in Deutschland? Was wollen wir und wie stellen wir uns dafür auf? Diese Fragen werden bis heute kaum adressiert, geschweige denn beantwortet.

Mindestens ebenso wichtig wie die technologische Basis ist, die Menschen mitzunehmen. Statt genereller Verbote oder ungeregelter Schattennutzung sollte Befähigung im Zentrum stehen. Mitarbeitende müssen verstehen, was KI leisten kann, aber auch, wo ihre Grenzen liegen und wer für den Einsatz verantwortlich ist.

Was andere Staaten richtig machen

Die internationale Perspektive zeigt, wie es besser gehen kann. Das Vereinigte Königreich setzt mit seinem Central Digital and Data Office klare, praxisnahe Leitlinien und Standards für den KI-Einsatz in der Verwaltung. Das „AI Playbook for the UK Government“ bietet konkrete Handreichungen zur Beschaffung und zum Umgang mit KI. Auch in den USA geht man mit einer klaren Governance voran.

Die Executive Order des US-Präsidenten und Vorgaben des Office of Management and Budget (OMB) etablieren in den USA verbindliche Standards und Risikomanagement-Prozesse für den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung. Estland beweist mit seiner „KrattAI“-Initiative, wie Künstliche Intelligenz effizient mit klarem Zeitplan und Budget auf einer auf dem Prinzip „Once-Only“ basierenden Datenbasis für interoperable Lösungen genutzt werden kann.

Fahrplan für eine KI-Strategie der Verwaltung

Um KI nachhaltig in die Verwaltung zu integrieren, ist ein klarer Fahrplan nötig. Die folgenden Leitlinien können das Fundament einer erfolgreichen KI-Strategie bilden. Zunächst: Die Verwaltung muss sich als eigenständiger Akteur im KI-Bereich verstehen. Dies bedeutet, klare Leitplanken für Mehrwerte, digitale Souveränität, Transparenz und Datenschutz zu definieren. Dabei brauchen wir eine föderale Perspektive, aber eine klare Vorbild- und Vorreiterrolle für den Bund.

Das langfristige Ziel muss eine souveräne, KI-unterstützte Verwaltung mit interoperablen Lösungen sein. Leuchtturmprojekte wie eigene deutsche Sprachmodelle für die Verwaltung – oder zumindest rechtskonform mit Verwaltungsdaten nachtrainierte Modelle – sowie ein flächendeckender Zugang zu bestehenden Lösungen können entscheidende Impulse setzen.

Anstatt immer wieder neue Initiativen zu starten, sollte auf Basis der – teilweise schon vorhandenen – Inventur systematisch auf bestehende Lösungen und Best Practices aus der Wirtschaft zurückgegriffen werden. Eine Auswertung von Reifegraden und Lernerfahrungen hilft dabei, Skalierbarkeit und rechtliche Tragfähigkeit zu gewährleisten. Darauf aufbauend braucht es eine kuratierte Use-Case-Bibliothek, die skalierbare Lösungen für zentrale, querschnittlich relevante Verwaltungsprozesse wie Dokumentenverarbeitung, Personalwesen, Wissensmanagement oder Bürgerkommunikation bereitstellt. Am besten auf einer föderalen Plattform, die den Betrieb der Lösungen mit anbietet.

Ein zentrales KI-Governance-Board sollte zudem Standards festlegen, Risiken überwachen und Interoperabilität sicherstellen. Gleichzeitig muss die technische Infrastruktur koordiniert bereitgestellt werden: Sichere Rechenzentren, Datenräume und eine performante und souveräne Cloud-Umgebung gehören ebenso dazu wie verbindliche Leitlinien für Datenschutz, Modellwahl und Einsatzszenarien.

Weiterhin braucht die Verwaltung eine gezielte Schulungsoffensive für KI. Standardisierte Trainingsmodule („KI-Kompetenz Verwaltung“) sollten flächendeckend angeboten werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende mit der Technologie arbeiten können und Vertrauen in die Anwendung von KI gewinnen.

Forschung und Umsetzung von KI in der Verwaltung sollten außerdem haushalterisch substanziell untersetzt werden. Ein Verwaltungs-KI-Fonds kann die Entwicklung skalierbarer Lösungen fördern und sicherstellen, dass Public-Interest-AI, Open Source und die praktische Umsetzung von KI in der Verwaltung Hand in Hand gehen.

Schließlich muss die Strategie hart definierte Etappenziele haben, die messbar und deren Erreichungsgrad für alle nachvollziehbar sind.

Jetzt entscheiden, statt abwarten

KI ist in der deutschen Verwaltung längst Realität, doch ohne eine klare Strategie bleibt sie unsichtbar, unkoordiniert und risikobehaftet. Die Stärken Deutschlands liegen in der Fähigkeit, komplexe Systeme zuverlässig in die Umsetzung zu bringen. Mit einer eigenständigen KI-Strategie für die Verwaltung kann Deutschland den Grundstein für eine moderne, effiziente und transparente Verwaltung legen. Das BMDS sollte sich das Thema jetzt auch strategisch zu eigen machen. Dabei kommt es angesichts des Tempos der Technologieentwicklung auf Geschwindigkeit an. Wenn wir weiter zögern, verwalten wir den Rückstand. Es ist Zeit, Prioritäten zu setzen und die Zukunft zu gestalten.

Thilo Zelt ist Executive Vice President und Leiter Public Sector bei Capgemini Invent. Er berät seit über 20 Jahren öffentliche Kunden in Deutschland in Themen wie Strategieentwicklung, Transformation, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz.