Gute Verwaltung : Die Deutsche Verwaltung ist zu bescheiden

Die deutsche Verwaltung leidet. Und sie leidet an vielen Symptomen. Sie leidet zuerst an einem Übermaß an sich selbst, an zu wenigen Menschen, die die Laufbahn des Beamten attraktiv finden. Aber vor allem leidet sie unter mangelndem Selbstbewusstsein. 

Auch wenn uns internationale Studien, wie der OECD Government Index Mittelmäßigkeit attestieren, dann müssen wir den Vergleich mit anderen Ländern trotzdem nicht scheuen. Das haben mir Reisen und Gespräche in vielen Ländern gezeigt. Wir sollten selbstbewusster und aktiver unsere Erfolge und Leuchttürme darstellen. Das steigert den Stolz der Verwaltung auf sich selbst, ändert die Wahrnehmung der deutschen Verwaltung bei unseren Bürgern und im Ausland und wird zu weiteren positiven Entwicklungen beitragen.

Deutschland ist zwar krisenresistent, aber ständig unter Druck 

Fakt ist: Deutschland ist einer der verlässlichsten und transparentesten Rechtsstaaten der Welt, deren Verwaltung auch und gerade unter enormen Druck hervorragende Ergebnisse erzielt. Gerade in Krisen wird das sichtbar, weil die Verwaltung dann genau das macht, was von ihr erwartet wird: sich fokussiert, entschlossen handelt und ihre eigenen Probleme kurzzeitig vergisst.

Und dennoch ist die Verwaltung wie kaum ein anderer Bereich unseres Staates ständig unter Druck. Sie muss kurzfristige Krisen meistern und das langfristige Wohl ihrer Bürger und der Wirtschaft im Blick haben. Dabei muss sie gegensätzlichen Zielen gerecht werden. Man verlangt von ihr stets sparsam, verlässlich, transparent, und resilient zu sein. Von innovativ, agil und vorausschauend ganz zu schweigen.

Seit einiger Zeit kommt noch ein neues Attribut hinzu. Die Verwaltung soll bürgerfreundlicher werden. Es soll ein erfreuliches Service-Erlebnis bieten, wenn der Bürger mit der Verwaltung in Kontakt tritt. Also bei allem Druck, bitte noch lächeln. Die Politik hat diese Prämisse erhoben und nennt es Onlinezugangsgesetz (OZG). Aber genau dort droht ein Scheitern und das Verharren im mangelnden Selbstbewusstsein.

Vier Punkte für eine gute Verwaltung

Doch wie kann unter diesen Voraussetzungen der aktuelle Leistungsstand mit stolz geschwellter Brust wahrgenommen und sogar weiter positiv ausgebaut werden? Dafür sehe ich vier Punkte.

Erstens, sollte der Staat egoistischer für sich und seine Mitarbeiter sein. Wie dringend das ist, zeigt die aktuelle IDC Quantum Government Studie, nach dem die Anpassung der Arbeitsmodelle mit 40 Prozent die wichtigste Aufgabe ist, um Mitarbeiter gewinnen zu können.

Aus Erfahrung kann ich sagen, wertgeschätzte Mitarbeiter mit modernem Arbeitsgerät und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten gehen frisch und engagiert ans Werk. Da fallen die Kosten für Laptop und Videokonferenz nicht mehr ins Gewicht. Zusätzlich wird die Organisation resilient, weil es egal ist von wo sie arbeitet.

Zweitens, muss die Verwaltung ihre Effizienz und ihren Erfolg über das Service-Erlebnis der Bürger und der Wirtschaft stellen. Denn eine effiziente und erfolgreiche öffentliche Verwaltung kümmert sich zuerst um ihre Aufgabe. Nur so wird sie mit der demographischen Herausforderung, dass uns 10 Prozent der Erwerbstätigen in zehn Jahren fehlen werden, umgehen können. Dazu muss sie radikal automatisieren und harte, standardisierte Anforderungen erheben, was sie von Bürgern und Unternehmen dazu braucht. Dies ist wieder besonders im Sinne der Mitarbeitenden, weil alles Überflüssige, Ablenkende ausgeblendet wird und die Mitarbeiter sich auf komplexe Fälle konzentrieren können. Der Startpunkt dazu sind klar messbare Faktoren (KPIs) für den Erfolg der einzelnen Verwaltung. Diese müssen entwickelt, gemessen und mit anderen Organisationen verglichen werden.

Drittens, eine doppelte Nutzerzentrierung muss das Primat allen Handelns sein. Die Frage sollte immer heißen: „Was hilft der Verwaltung und gleichzeitig dem Bürger?“ So würde also die Verwaltung nur OZG-Projekte angehen, die einen deutlichen Mehrwert auch für sie selbst haben. Denn: Wenn beide Seiten gewinnen, wird das Ergebnis effizient und erfolgreich. Beispiele dafür gibt es viele. Von der vorausgefüllten Steuererklärung in Australien, oder Singapur wo die meisten Bürgerkontakte mit intelligenten Chatbots beginnen. Und die Beihilfe-App in Deutschland, die Belege mit dem Mobiltelefon erfasst und schnellere Abrechnungen ermöglicht.

Viertens gilt es die Professionalisierung in den Vordergrund zu stellen. Ein Richter zum Beispiel möchte zuerst Recht sprechen, aber nicht unbedingt IT betreiben oder für Veränderungsmanagement verantwortlich sein. Die Verwaltung sollte sich konsequent auf das konzentrieren, was ihre Aufgabe ist und alle anderen Aufgaben abgeben.

Ein Vorbild an der Wirtschaft nehmen

Wie können die vier Punkte Modernisierung, Automatisierung, doppelte Nutzerzentrierung und Professionalisierung effektiv und schnell umgesetzt werden? In der Wirtschaft entstehen aus solchen Initiativen sogenannte Plattform-Ökonomien, Innovationen und Angebote, die Deutschland auch außerhalb der eigenen Grenzen stark macht. Von der Verwaltungscloud, dem Behörden-App-Store bis zum Cyber Security Center.

Es ist wieder Zeit für die stärkere Einbindung der Wirtschaft. Lassen sie uns die Zukunft unserer Verwaltung gemeinsam gestalten.

Als Vice President Government verantwortet Florian Breger seit Januar 2022 bei IBM das Geschäft mit öffentlichen Kunden weltweit. Zuvor war er in verschiedenen anderen Management-Positionen im Unternehmen tätig. Er leitete etwa den Geschäftsbereich Verteidigung und den Geschäftsbereich Public Sector in Deutschland. Florian Breger ist diplomierter Wirtschaftswissenschaftler der Hochschule München.