Das Onlinezugangsgesetz (OZG) wurde in den vergangenen Jahren nahezu synonym mit der Digitalisierung der Verwaltung in Verbindung gebracht. Der Blickwinkel war dabei stets der gleiche – von oben auf die Szenerie der Verwaltung. Im Zentrum standen die Leistungen von Bund und Ländern. Erst im Laufe der letzten Monate ist es gelungen, den Blickwinkel zu erweitern. Endlich stehen auch die Kommunen im Fokus. Ein wichtiger Schritt, sind es doch die Städte, Gemeinden und Kreise, mit denen die Bürger in erster Instanz in Kontakt treten. Hier liegen große Potenziale, um Bürger in den Genuss der Früchte digitaler Verwaltung kommen zu lassen. Gleichzeitig unterliegen gerade kleine Verwaltungen den besonderen Herausforderungen, die durch demografischen Wandel und Fachkräftemangel ausgelöst werden.
Bei den Merseburger Digitaltagen, die Ende August stattfanden, unterstrich Lydia Hüskens, in ihrer Rolle als Ministerin für Infrastruktur und Digitalisierung des Landes Sachsen-Anhalt, die Wichtigkeit der „KleinSiehsteNicht“, wie sie die kleinen Städte und Gemeinden mit einem Augenzwinkern nannte. Ich selbst habe in den vergangenen Jahren viel Zeit mit zahlreichen Vertretern solcher kleinen Verwaltungen verbracht und durfte diese auf ihrem Weg zur Digitalisierung begleiten.
Anlaufstellen aufbauen, Angst abbauen
Ich traf auf die üblichen Probleme, die es mit sich bringt, wenn nur begrenzt finanzielle und personelle Ressourcen zur Verfügung stehen – wenn die Potenziale von Digitalisierung die unterschiedlichen Ebenen der Mitarbeiter nur in geringem Maße durchdrungen haben und konfrontiert sind mit einer Vielzahl von individuellen und autarken Umsetzungen für einzelne Leistungen. Aber ich traf auch auf hoch motivierte und engagierte Mitarbeiter, die sich auf einer Mission sehen. Verwaltung soll besser werden – besser für die Bürger und gleichzeitig auch effizienter für die Mitarbeiter.
Die Zielstellung der Vertreter dieser Verwaltungen war stets die Gleiche: Eine zentrale, digitale Anlaufstelle für die Bürger der Kommune soll geschaffen werden. Gleichzeitig soll die interne Angst der Mitarbeiter vor den neuen digitalen Prozessen abgebaut werden. Außerdem gibt es den Anspruch, selbst handeln zu können, um die Umsetzung voranzutreiben.
An dieser Stelle möchte ich das Wort „Online-Dienst“ weiter definieren, als es im Kontext des OZG oft getan wurde. Es reicht nicht nur den Weg in die Verwaltung, in Form einer Antragsstrecke, zu digitalisieren. Ein zusätzlicher Postkasten an der Rathaustür bringt niemandem etwas. Niemand will zusätzliche Mitarbeiter einstellen, die online eingereichte Anträge ausdrucken. Ein Online-Dienst ist nicht nur die Antragsstrecke, sondern bildet im Idealfall den kompletten Vorgang zwischen Bürger, Verwaltung und allen weiteren Beteiligten ab.
No-Code senkt Hemmschwellen und spart Zeit und Personal
Der Anspruch, als Kommune selbst handeln zu können, führte dazu, dass eine sogenannten „No-Code Plattform“ zum Einsatz gebracht wurde. Wie es der Name vermuten lässt, handelt es sich dabei um einen Ansatz, der es ermöglicht, ohne Programmierkenntnisse Ergebnisse zu erzielen. In diesem Falle also Online-Dienste zu erzeugen, die sowohl die Antragsstrecke als auch alle zur Bearbeitung notwendigen Prozessschritte enthalten.
Ein großer Vorteil, den wir dabei erfahren haben, ist, dass die Anzahl der Beteiligten, die für so ein Projekt notwendig sind, stark reduziert werden konnte. Typische Beteiligte bei der Erstellung eines Online-Dienstes sind Dienstleister, IT-Abteilung, die Fachlichkeit und diejenigen, die die hausinternen Prozesse in ihrer Gesamtheit begleiten. Durch den Wegfall der Schranke programmieren zu müssen, können Dienstleister und IT-Abteilung, die dafür bisher notwendig waren, entfallen. Damit wird gleichzeitig auch das Problem der „stillen Post“ vermindert. Die Folge ist ein schlankerer Prozess, auch schon bei der Planung und Erstellung eines Dienstes.
Der Gewinn an Geschwindigkeit und Autarkie führt dann auch dazu, dass spontan auftretende Probleme mit einem solchen Werkzeug umgehend gelöst werden können. Beispiele hierfür durfte ich den vergangenen Jahren während der auftretenden Krisensituationen mit begleiten.
Wo No-Code sich bewiesen hat
Exemplarisch möchte ich auf zwei Fälle eingehen: Während der Corona-Phase gab es in Sachsen-Anhalt kurzfristig die Möglichkeit, für Gastronomen ihre Betriebe zu Himmelfahrt vorzeitig wieder zugänglich zu machen, wenn bestimmte Unterlagen bei der zuständigen Behörde eingereicht werden. Innerhalb von 24 Stunden konnte dafür durch eine Behörde ein Online-Dienst geschaffen werden, der von der Beantragung bis zum Bescheid digital laufen konnte.
Ein anderes Beispiel: Im Zuge des Überfalls russischer Truppen auf die Ukraine, und die damit einhergehenden Flüchtlingsströme, gab es eine große Welle der Hilfsbereitschaft unter den Bürgern. Die Landkreise sahen sich mit einer Vielzahl von Hilfsangeboten konfrontiert, die sie bündeln und kanalisieren wollten. Ich durfte erleben, wie innerhalb weniger Stunden ein Online-Dienst geschaffen wurde, vollintegriert in die Infrastruktur der Behörde, um diese Angebote zu erfassen und weiter zu verarbeiten.
Darüber hinaus beobachte ich bei Verwaltungen, die auf eine No-Code-Lösung setzen, dass dies dazu führte, dass interne Prozesse digitalisiert und zum Teil sogar transformiert wurden. Der Gedanke „Ich habe ein Tool und löse meine Probleme“ hat sich bei den Verantwortlichen etabliert. Gleichzeitig führte das Umsetzen der internen Szenarien dazu, dass die Mitarbeiter regelmäßig in Kontakt mit Lösungen gekommen sind. Damit wurden auch die teilweise vorhandenen Hemmschwellen der Mitarbeiter abgebaut, da sie den Nutzen als Anwender selbst erfahren konnten. Die generelle Akzeptanz von Online-Diensten stieg spürbar an.
Mit dieser kleinen Auswahl von Indizien stelle ich also die These in dem Raum, dass No-Code-Plattformen als Katalysator der Digitalisierung einer Verwaltung funktionieren können. Lassen Sie uns dazu ins Gespräch kommen. Auf der „Kommunale“ in Nürnberg widme ich diesem Thema einen Diskussionsblock am 19. Oktober.
Christian Butzkies arbeitete zunächst in der Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Leuna, anschließend als technischer Redakteur bei Tradomi mit Fokus auf zielgruppengerechte Aufarbeitung von Information. 2018 wechselte er zur Brain-SCC GmbH. Dort gestaltete er die Entstehung des Vorgangsraums, einer No-Code Plattform zur Digitalisierung von Verwaltungen, von Beginn an als Bindeglied zwischen der Entwicklung und dem Kunden mit.
