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Smart City & Verwaltung

Werkstattbericht Digitale Kompetenzen brauchen Training

Lena Sargalski schreibt über Strategie & Change Management.
Lena Sargalski schreibt über Strategie & Change Management. Foto: Bad Salzuflen

Verwaltungstools zur Verfügung stellen, reicht nicht aus. Es braucht Anleitungen für die Mitarbeitenden, diese auch richtig zu nutzen und zu bedienen, erklärt Lena Sargalski. Sie und ihre Kolleg:innen haben in Bad Salzuflen ein Programm eingeführt, in dem Interessierte eigenständig Tutorials und Videos erstellen können, um Wissen zu vermitteln.

von Lena Sargalski

veröffentlicht am 25.07.2023

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Verletzungsbedingt muss meine Handballkarriere erstmal ruhen. Stattdessen duelliere ich aktuell in den Räumlichkeiten einer Physiotherapiepraxis meines Vertrauens gegen meinen inneren Schweinehund. Auch wenn ich während der Einheiten lieber Traumreisen als Squats auf einem Balanceboard oder Ganzkörpertraining am Schlingentrainer machen würde, gehe ich jedes Mal nach dem angeleiteten Workout beseelt nach Hause.

Das Perfide an der Sache ist, dass ich den Großteil der Übungen kenne und sogar die notwendigen Trainingsutensilien dafür besitze. Es ist auch nicht so, als hätte ich grundsätzlich keine Freiräume, um meinen Körper fit zu halten. Aber Zuhause gewinnt immer der innere Schweinehund gegen mich – ganz ohne Duell.

Der Softwarezoo der Verwaltung

Was hat das jetzt mit Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu tun? Nun ja, gerade in der Kommunalverwaltung verfügen wir aufgrund der umfangreichen Aufgabenfelder über Werkzeuge, die dabei helfen sollen, Aufgaben zu erledigen und die Qualität der erbrachten Leistung zu steigern. Aber was bringt mir ein Werkzeug, wenn ich es nicht richtig bedienen kann? Oder noch fataler: Was bringt mir ein Werkzeug, wenn ich es gar nicht erst kenne? Wenn ich nicht weiß, dass es etwas gibt oder es nicht bedienen kann, werde ich es nicht anwenden.

Während sich die Privatwirtschaft auf ein Produktportfolio spezialisiert und mit Geschäftsmodellen versieht, erbringen die Kommunen eine beträchtliche Anzahl an öffentlichen Aufgaben – aus allen möglichen Bereichen und für unterschiedlichste Zielgruppen. Gerade während der Krisen der vergangenen Jahre kamen immer neue Aufgaben hinzu. Das hat dazu geführt, dass Mitarbeitende in der Regel einen bunten Blumenstrauß an eingesetzten Fachverfahren und Anwendungen zu managen haben – das kann ziemlich schnell erschlagend wirken.

Wissen zu digitalen Werkzeugen teilen

Digitale Tools sollen dabei unterstützen, die Abläufe des Arbeitsalltags zu erleichtern. Das wird aber nur gelingen, wenn die bestehenden Prozesse im Vorfeld der Einführung einer neuen Software reflektiert und optimiert wurden. Ein Beispiel: Bevor komplexe Antragsassistenten entwickelt werden, muss eine Kommune hinterfragen, ob die Lösung überhaupt wirklich gebraucht wird.

Komme ich zu dem Schluss, dass die Anwendung gebraucht wird und ich sie implementiere, müssen die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Dazu braucht es geteiltes Wissen darüber, was im Einsatz ist und welchen Zweck die Software erfüllt. In Bad Salzuflen nutzen wir unser Intranet, um zu kommunizieren und einen Überblick zu geben. Dort haben wir alle bereits vorhandenen Lösungen aufgelistet, vertiefende Themenseiten angelegt und den „digitalen Werkzeugkoffer“ ins Leben gerufen.

Letzterer ist während der Coronapandemie entstanden. Kein Zufall, da in dieser Zeit das mobile Arbeiten massiv ausgeweitet und immer mehr digitale Tools im Arbeitsalltag genutzt wurden, um Aufgaben zu erledigen und sich zu organisieren. Mit dem „digitalen Werkzeugkoffer“ geben wir Empfehlungen ab und beschreiben, welches Tool welchen Bedarf wie abdeckt. Da sich das Portfolio und die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern, entwickeln wir den Werkzeugkoffer stetig weiter. In regelmäßigen Abständen greifen wir zudem einzelne Anwendungen im Newsslider auf der Startseite des Intranets auf, um immer wieder von Neuem auf das Informationsangebot hinzuweisen. Aber das alleine reicht nicht aus.

Befähigung macht uns stark

Denn zu wissen, welche Anwendungen und Möglichkeiten es gibt, ändert noch nichts. Unser Hauptanliegen ist es, dass die Mitarbeiter:innen dazu befähigt werden, die digitalen Werkzeuge zu nutzen und zu bedienen. Das bedarf – und hier komme ich auf mein Training und die Physiotherapiepraxis zurück – einer Anleitung.

Während man im Privatleben zu diversen Tools viele Erklärvideos auf den bekannten Plattformen findet, fehlen für die speziellen und teilweise individualisierten Verwaltungstools hilfreiche und auf den Bedarf zugeschnittene Erklärangebote. So etwas braucht es aber, will man den demografischen Wandel meistern und neue Mitarbeitende gewinnen und einarbeiten.

Unter dem Namen „Digitale Kompetenzen für die Stadtverwaltung“ haben wir deshalb ein Programm eingeführt und Vorlagen entwickelt, um Tutorials eigenständig erstellen und im Intranet teilen zu können. Das Verfahren ist niederschwellig gehalten, um möglichst viele Interessierte zu erreichen und dazu zu motivieren, eigene Videos zu erstellen.

Allerdings zeigt sich auch hier, dass zur Wissensvermittlung verschiedene Kanäle genutzt werden sollten. Denn im Mittelpunkt der Digitalisierung steht der Mensch, der individuell Wissen aufnimmt und verarbeitet. Digitale Formate müssen durch interaktive und persönliche Angebote ergänzt werden, um Kolleg:innen zu befähigen, verfügbare Werkzeuge im Arbeitsalltag souverän zu bedienen.

Um in der Sprache des Sports zu bleiben: Wir brauchen Trainer:innen, die uns Impulse in Übungseinheiten und Workouts geben. Und es muss neben einer Koordination dieser Maßnahmen vor allem Zeit und Raum geschaffen werden, um das Wissen teilen, aufnehmen und das Erlernte austesten zu können.

Die gleiche Erkenntnis erstreckt sich auf mein Dilemma mit dem inneren Schweinehund: Nur, wenn ich bewusst Zeiträume für meine Einheiten plane und Verbindlichkeit schaffe, kann ich ihn besiegen – und das langfristig.

Lena Sargalski arbeitet als Chief Digital Officer im Stab für Strategie, Innovation und Digitalisierung bei der Stadtverwaltung Bad Salzuflen in Ostwestfalen-Lippe. Neben den Aufgabenbereichen Strategieentwicklung, interne Digitalisierung und interkommunale Zusammenarbeit liegt ein Fokus auf der aktiven Ausgestaltung des digitalen Wandels in der Stadtgesellschaft. Die Grundlage bildet die in 2022 verabschiedete Digitalstrategie „#wohlfühlen – Bad Salzuflen gemeinsam gesund und digital“.

Von ihr bisher in dieser Rubrik erschienen: „Mehr Mutausbrüche in der Verwaltung“ und „Think smart: Silos aufbrechen, aber wie?“.

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