Digitalstrategie : Von der Strategie zum Tagesgeschäft

Immer mehr öffentliche Institutionen auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene erarbeiten Digitalstrategien. So auch die Stadt Leipzig, deren Strategiepapier mit „Digitale Agenda der Stadt Leipzig“ überschrieben wurde. Diese wurde bereits 2023 im Tagesspiegel-Artikel „Digitalstrategie und Stadtplanung bedingen einander“ besprochen. Mit dem Beschluss der Agenda im Februar 2023 gab es nunmehr eine umfassende Digitalstrategie mit Leitprinzipien, Zielen und Handlungsfeldern.

Zur Operationalisierung der Digitalen Agenda sind wir im Sommer 2023 in die Erarbeitung von Digitalisierungskonzepten für einzelne Dezernate gestartet. Der Prozess zur Erstellung der Digitalisierungskonzepte erfasst Projekte und Prozesse und bringt diese mit den Vorgaben der Digitalen Agenda in Einklang. Die Konzepte knüpfen an die Leitprinzipien, Ziele und Handlungsfelder der Digitalen Agenda an. Sie benennen ergänzend zu den 32 Agenda-Projekten eigene Digitalisierungsvorhaben, die die Fachämter und Referate bei ihren Fachaufgaben unterstützen. Vertreterinnen und Vertreter des Dezernates haben innerhalb einer dreiteiligen Workshopreihe die Inhalte für ihr Digitalisierungskonzept erarbeitet. Das Referat „Digitale Stadt“ hat diesen Prozess mit Unterstützung eines beauftragten Büros inhaltlich und organisatorisch konzipiert sowie umgesetzt.

Synergien zwischen Fachämtern schaffen

Die Konzepte werden in Staffeln erarbeitet. In jeder Staffel werden die Workshops mit zwei Dezernaten parallel durchgeführt. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gesammelt, den Workshops eine Status-quo-Erfassung voranzustellen. Hier werden beispielsweise die wichtigsten Digitalisierungsprojekte und -prozesse der Organisationseinheiten in den Dezernaten erfasst und die einflussreichsten identifiziert. So konnten wir sichtbar machen, welche Projekte auf die Ziele der Digitalen Agenda abzielen und in welchen Handlungsfeldern (beispielsweise Daten, Netze, Stadtgesellschaft) sie verortet werden können. Weitere Sortierungen wie „finanziert“ oder „nicht finanziert“ sowie der Projektstatus „in Umsetzung“, „in Planung“ oder Zukunftsprojekte wurden hinzugefügt.

Im Zuge dessen haben wir außerdem nach Synergien zwischen Projekten im Dezernat und zu anderen Organisationseinheiten gesucht. Denn auch das ist ein wichtiges Anliegen bei der Erarbeitung der Digitalisierungskonzepte: digitale Anwendungen in Fachämtern mehrfach nutzen und replizieren, wie beispielsweise das Verfahren zur digitalen Antragstellung für städtische Fördermittel. Für das RDS bietet der Erarbeitungsprozesse außerdem die Chance, eigene digitale Angebote, wie etwa die Leipzig App oder digitale Tools für die Stadtentwicklung, direkt mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachämter zu besprechen und ihre Bedarfe abzugleichen.

Intranet-Raum als gemeinsames Monitoring- und Controllinginstrument

Die Erkenntnisse und Rückmeldungen aus der ersten Staffel mit dem Dezernat für Kultur und dem Dezernat Soziales, Gesundheit und Vielfalt zeigen, dass es sich lohnt, mit den Dezernaten ins Detail zu gehen, um so das Tagesgeschäft der Kolleginnen und Kollegen und die Digitale Agenda miteinander in Einklang zu bringen. Außerdem kam es bereits in Staffel eins zu Synergieeffekten und es konnten Bedarfe und Lücken aufgedeckt werden, die den Digitalisierungsfortschritt im Dezernat hemmen.

Apropos Konzeptergebnis: Die Digitalisierung verändert nicht nur unsere Arbeitswelten, sondern auch die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten. Der Blick auf die verschiedenen Digitalisierungsprojekte der Dezernate zeigte, dass die Zusammenarbeit über bisherige Team- und Referatsgrenzen hinausreicht. Aus diesem Grund wurden die Digitalisierungskonzepte nicht zu Schriftdokumenten verarbeitet, sondern direkt in Arbeitsräume des Intranets überführt. Hier können die Dezernate ihre nunmehr sortierten und priorisierten Projekte gemeinsam mit ihren externen Partnerinnen und Partner weiterverfolgen. Der Intranet-Raum dient als gemeinsames Monitoring- und Controllinginstrument. Er liefert einen übersichtlichen Überblick über alle Projekte.

Was nehmen wir als Referat Digitale Stadt aus dem Prozess der Digitalisierungskonzepte besonders mit?

- Die zeitlichen und personellen Ressourcen, die für die Erstellung der Konzeptpapiere notwendig sind, lohnen sich.

- Eine gestaffelte Vorgehensweise ermöglicht die Etablierung von Standards: So haben wir für Staffel zwei nun eine einheitliche Status-quo-Abfrage, Workshoptemplates und eine Handreichung, die den Prozess erläutert. Dadurch sind wir in Staffel drei gegenüber zwei unserer Kolleginnen und Kollegen deutlich klarer hinsichtlich des geplanten Erarbeitungsprozesses und dabei, die zu erwartenden Ergebnisse zu formulieren.

Dieser Artikel wurde von Elisabeth Breitenstein, Projektmanagerin im CUT Leipzig und Beate Ginzel in Zusammenarbeit verfasst. Beate Ginzel leitet das Referat seit dem Jahr 2019. Zuvor war sie Abteilungsleiterin im Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbau. Ginzel war zehn Jahre wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut für Stadtentwicklung und Bauwirtschaft an der Universität Leipzig und als Architektin in Deutschland, den Niederlanden und Tansania tätig.

Bisher von ihr in dieser Rubrik erschienen: „Wie wir das digitale Leipzig organisieren“, „Wettbewerbe als Win-Win-Situation“, „Die Zivilgesellschaft als Fundament der resistenten Stadt“, „Klimaschutz und Digitalisierung: ein (fast) perfektes Tandem“, „Eine Woche voller Daten“, „Digitale Identitäten: Leuchtturmprojekt des Bundes und Pilotprojekt in Kommunen“, „Digitale Identitäten: Wie Leipzig testet“ sowie „Digitalstrategien und Stadtplanung bedingen einander“, „Energiewende ohne hitzige Diskussionen?“ und „Wie wir unsere Stadtverwaltung KI-fit machen“ und „Wie gelingen Replikation und Wissenstransfer in Smart Cities?“