In den vergangen drei Jahren wurde in Linz ein intensives Programm zur Modernisierung der Verwaltung aufgesetzt und vorangetrieben. Unser Motto ist „Verwaltung neu denken“. „Gestalten“ und „ermöglichen“ sind dabei zentrale Werte unserer Ausrichtung. Dafür wurde Prozessmanagement flächendeckend eingeführt, Projektmanagementstandards etabliert, ein Projektportfoliomanagement aufgebaut, eine Datenstrategie etabliert und wichtige Digitalisierungsprojekte gestartet oder umgesetzt. All diese Schritte und Maßnahmen können in unserer Unternehmensstrategie nachgelesen werden.
In den drei Jahren hat sich täglich gezeigt, dass diese Veränderung, also die digitale Transformation, zwar auch eine technologische Herausforderung ist. Aber im Kern ist es eine Transformation der Haltung aller Akteure in der Stadt Linz. Ein großer Change für die Organisation und die Menschen, die hier oftmals seit Jahrzehnten tätig sind. Dabei geht es einerseits darum, die Leistungen der Vergangenheit wertzuschätzen, und andererseits, die Veränderung der Denk- und Arbeitsweisen voranzutreiben und Widerstände – aktiv und passiv – zu bewältigen. Ins Zentrum des Change-Prozesses ist daher die Gestaltung einer positiven Unternehmenskultur gerückt. Was macht aber eine gute Unternehmenskultur aus? Es sind die Grundwerte, die gemeinsamen Ziele und die Art und Weise, wie die Mitarbeiter miteinander interagieren.
In Linz bedeutet dies, dass wir unseren Mitarbeitenden ein respektvolles Umfeld bieten wollen, um die Motivation zu halten und zu steigern. Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich durch folgende Aspekte aus:
• Transparenz über Projekte und Entscheidungen („Open Book“ und keine Hidden Agendas)
• Aktive Information und Kommunikation
• Attraktiver Arbeitsplatz
• Humor
• Feedbackkultur
• Fehlerkultur
• Stärkung des Teamgedankens #Team Magistrat Linz
Konkrete Innovationsprojekte und Dialogformate erfüllen diese Unternehmenskultur mit Leben. Führungskräfte sind dabei Vorbilder. Veränderungen, die mit solchen Projekten einhergehen, werden von Führungskräften und Mitarbeitenden gleichermaßen aktiv kommuniziert und die Hintergründe und Ziele offengelegt. Wir setzen daher aktiv auf eine Vielzahl von Maßnahmen, um eine starke Unternehmenskultur zu fördern. Das sind viele Schlagworte. Daher folgen nun ein paar Beispiele der praktischen Umsetzung:
1. Kommunikation
Unser Ansatz für die interne Kommunikation ist vielfältig und umfasst Newsletter, Townhall Meetings, persönliche Dialogformate, Betriebsausflüge, Führungskräfteklausuren und ein Sommerfest für alle Mitarbeitenden. Besonders hervorheben möchte ich das Town Hall Meeting. Dieses Online-Meeting findet einmal im Quartal statt. An dem einstündigen Format können alle Mitarbeitenden teilnehmen, müssen aber nicht. Ich spreche dabei über die aktuellen Themen, Projekte und Personen im Haus. In der Folge besteht für alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, via Chat Fragen zu stellen, die unmittelbar von mir beantwortet werden. Es werden dabei sowohl sehr operative Fragen gestellt, wie die nach der Neugestaltung von Eingangsbereichen in unserem Rathaus, als auch Fragen zur strategischen Ausrichtung. Die Townhall-Meetings erreichen viele Mitarbeitende. Sie reduzieren den Kommunikationsfilter, der sich aus der mittleren Führungsebene ergibt. Und sie zeichnen ein gutes Stimmungsbild der Organisation.
Ergänzt wird die interne Kommunikation durch einen monatlichen Newsletter, ein neu gestaltetes Intranet und regelmäßigen Videos zu diversen Themen. Einmal im Jahr findet ein Sommerfest für alle Kolleginnen und Kollegen statt. Ein moderner Außenauftritt, insbesondere auch auf Linkedin als #TeamMagistratLinz und eine klare Unternehmensstrategie runden diese Maßnahmen ab. Ziel ist es, eine Unternehmenskultur der Offenheit und des Vertrauens zu schaffen, um Motivation und Innovation zu schaffen.
2. Attraktiver Arbeitsplatz
Der Arbeitsplatz ist jener Ort, an dem die zweitmeiste Zeit im Leben verbracht wird. Daher ist es wichtig, dass dieser Arbeitsplatz attraktiv gestaltet wird. Wer das Linzer Neue Rathaus kennt, weiß, dass es in die Jahre gekommen ist und weit von einem modernen Bürogebäude entfernt ist. Vor diesem Hintergrund haben wir uns entschieden, in den nächsten Jahren sämtliche Arbeitsplätze zu erneuern: neue Möbel, neuer Anstrich, offene Kommunikationszonen und gute technische Ausstattung in den Besprechungsräumen.
Ergänzt wird diese haptische Erneuerung durch eine sehr flexible Arbeitszeit (Gleitzeit von 6 Uhr bis 22 Uhr ohne Kernarbeitszeit) und eine sehr großzügige Homeoffice-Regelung von bis zu drei Tagen in der Woche, wenn dies der Aufgabenbereich und die beruflichen Erfordernisse zulassen. Diese beiden letzten Maßnahmen ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Arbeit besser an individuelle Bedürfnisse anzupassen, was die Zufriedenheit und Produktivität steigert. Die Wirkung dieser Maßnahmen geht über die bloße Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre hinaus. Eine positive Unternehmenskultur ist ein entscheidender Faktor bei der Bewältigung von Widerständen gegen die digitale Transformation. Sie schafft Vertrauen und Offenheit, was wiederum die Akzeptanz neuer Technologien und Arbeitsweisen fördert.
3. Transparenz über Projekte
Veränderung erzeugt oft eine gewisse Skepsis, die sich in Ängsten und Widerständen ausdrücken kann. Dies zu managen, ist wohl die größte Herausforderung der (digitalen) Transformation. Eine Maßnahme, um diese Skepsis zu lindern, ist die Transparenz über Projekte. In Linz wurde daher im letzten Jahr ein Projektportfoliomanagement aufgebaut, in dem alle Projekte von IT über Organisationsentwicklung bis hin zur Stadtentwicklung erfasst und verfolgt werden können. Dort sind Projektaufträge inklusive Ziele und Meilensteine, Projektcontrolling und weitere Informationen (Videos) ersichtlich und können von allen Mitarbeitenden eingesehen werden. Mit dieser Übersicht sollen Klarheit und Orientierung geschaffen werden. Im besten Fall entsteht dadurch Vertrauen und letztlich auch Optimismus, dass wir viele Fortschritte und Erfolge erzielen.
Diese Beispiele sollen verdeutlichen, wie wichtig es ist, in die Unternehmenskultur zu investieren und welche, auch sehr einfache Beispiele, es für die Umsetzung gibt. Wichtig ist es allerdings als Führungskraft, stets auf diese Unternehmenskultur zu achten. Es ist eine Aufgabe, die nie finalisiert werden kann und soll, sondern fixer Bestandteil der täglichen Arbeit bleibt. Nach drei Jahren Erfahrung in Linz kann festgehalten werden, dass eine Kultur des Miteinanders und der Offenheit dazu beiträgt, dass sich mittlerweile viele Mitarbeitende als Teil des Transformationsprozesses fühlen und nicht als passive Beobachter. Zusätzlich ermöglicht eine offene Kultur eine bessere Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen, was wiederum die Innovationskraft fördert. Mitarbeiter fühlen sich ermutigt, aktiv an Veränderungen teilzunehmen, und sehen diese nicht als Bedrohung, sondern als Chance zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
Insgesamt zeigt sich, dass eine starke Unternehmenskultur nicht nur ein weicher Faktor ist, sondern einen klaren Einfluss auf den Erfolg der digitalen Transformation hat. Sie ist das Fundament, auf dem Innovation und Wandel gedeihen können. In Linz sind wir stolz darauf, dass wir nicht nur auf technologische Fortschritte setzen, sondern auch in die Stärkung unserer Unternehmenskultur investieren, um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten.
Ulrike Huemer leitet als Magistratsdirektorin seit 2020 die Verwaltung der österreichischen Stadt Linz. Zuvor war sie viele Jahre CIO der Stadt Wien. Die Verwaltungsplattform Apolitical zählte sie im Jahr 2019 zu den 100 einflussreichsten Personen im Bereich digitale Verwaltung.
Bisher von ihr in dieser Rubrik erschienen: Verwaltung als „Mix aus Max Weber und Elon Musk“, „IT-Projekte ohne Paartherapie“, „Prozessmanagement ist alternativlos“, „Keine Angst vor Microsoft“, „Ein traditioneller Markt wird digital“, „Blackout-Vorbereitung ist ein Gebot der Stunde“, „Unser Stadtklima als warnende Ausstellung“, „Wie wir in Linz unsere Daten organisieren“, „Neue Dialogformen zwischen Verwaltung und Bevölkerung“, Projektmanagement: Zwischen Begeisterung und Widerstand und „Ein Leitfaden für die Arbeit mit ChatGPT“ und „IT-Kompetenzen helfen Integration und Fachkräftesuche“.
